Vad gör en allmän kontorist?
De exakta uppgifterna för en allmän kontorist varierar mycket beroende på företagets storlek och typ. Men i allmänhet svarar många allmänna kontorister på telefonen och gör arkivering. De kan också svara till kunder via e-post, telefon eller tryckt brev. I grund och botten utför allmänna kontorister många olika uppgifter efter behov för att underlätta pappersarbete eller datorarbete inom en kontorsmiljö. Många allmänna kontorsrådgivare innehar positioner på startnivå.
Vissa kontorister har ärenden som inkluderar att få kaffe för möten. De kan vara ansvariga för att hålla kontorsmaterial välfyllda. En allmän kontorist kan skicka fax, kopiera eller adressera företagens inbjudningar till kunder. Beroende på avdelningens behov kan allmänna kontorister utföra vissa bokföringsuppgifter eller datainmatning. Vissa kontorister förbereder brev eller utskick till kunder.
De typer av uppgifter som allmänna kontorister kan göra kan ändras säsongsmässigt eller till och med dagligen beroende på företagets behov. Även om allmänna kontoristjobb tenderar att vara inträdesnivå finns det några ledande befattningar där kontorister kan skriva rapporter eller utföra affärsanalysuppgifter. Allmänna kontorister på alla nivåer måste kunna arbeta bra med andra människor och kunna passa in i kontorskulturen. Att arbeta exakt är viktigt så att filer placeras på rätt plats. Att fylla i information om många olika uppgifter eller projekt är ibland nödvändigt för en allmän kontorist.
Arbetsuppgifterna för en allmän kontorist i ett litet företag kan skilja sig mycket från någon med samma position i en företagsmiljö. Till exempel, i mycket små företag, kan en allmän kontorist köra fler ärenden såsom postbrev och hämta post samt öppna det. Denna typ av kontorist är också mer sannolikt ansvarig för samma uppgifter varje dag, till exempel att svara på telefonen och vänta på kunder. Post- och apotekkontor måste ofta få en produktutbildning.
Korrekturläsning är en jobbuppgift som en allmän kontorist kan göra på vissa kontor eftersom det kan vara fördelaktigt att få ett annat ögonpar att läsa ett viktigt dokument eller klientkommunikation innan det skickas. I vissa fall kan en allmän kontorist registrera protokollet vid möten, även om vanligtvis sekreterare eller administrativa assistenter gör detta. Att klara sig bra på ett allmänt kontoristjobb kan leda till att den kontorsarbetaren befordras till en receptionist eller administrativ assistent.