Vad gör en juniorsekreterare?

En juniorsekreterares arbetsuppgifter kan variera beroende på företaget som han eller hon arbetar för, liksom antalet andra anställda. Detta är ett administrativt assistentjobb på startnivå, men så många människor kan börja i denna position med mycket liten erfarenhet eller utbildning, vilket är en stor fördel. I de flesta fall kommer en juniorsekreterare att rapportera till en sekreterare i en högre befattning och tilldelas många uppgifter runt kontoret. Det kan handla om att svara på telefoner, hälsa klienter när de kommer in och att hålla filer organiserade. Vissa juniorsekreterare ansvarar också för städning på kontoret och för att hålla toaletterna också rena.

Vanligtvis handlar det dagliga ansvaret för en juniorsekreterare om att se till att kontoret fungerar effektivt och framgångsrikt. Att svara på telefoner och rikta samtal till rätt person är ofta en stor del av dagen. En juniorsekreterare kan också vara ansvarig för att svara på e-post, samt att ta emot och sortera fysisk post varje dag för att skicka den till rätt plats. Att använda kontorsmaskiner för att göra kopior, distribuera anteckningar eller skriva brev är en annan viktig del av jobbet, så en person i denna position bör ha utmärkta kommunikations- och skrivfärdigheter samt förståelse för kontorteknik.

Hälsning av klienter, eller hjälpa dem att svara på frågor eller fylla i pappersarbete, kan också vara en del av en sekreterares jobbansvar. Det är viktigt att vara personlig och alltid se och bete sig på ett professionellt sätt. I vissa kontor kan sekreteraren vara den första personen ser när de går genom dörren, så det är särskilt viktigt. Som ett resultat kan juniorsekreteraren också vara ansvarig för att bibehålla utseendet på kontoret; arkivera pappersarbete, hålla saker snygga och städa och hålla områdena rena.

Vissa sekreterare kan också vara ansvariga för att upprätthålla kontorsmaterial. En juniorsekreterare kan till exempel begäras att göra inventering och att beställa extra tillbehör efter behov. Sekreterare som lyckas med sina grundläggande uppgifter kan ges ytterligare ansvar såsom schemaläggning och planering av möten, eller ta mötesprotokoll och förbereda rapporter, till exempel. Generellt är juniorsekreterare berättigade till kampanjer eftersom de får arbetslivserfarenhet och ytterligare kontorsfärdigheter, vilket gör detta till en lönsam karriärväg för många intresserade av denna typ av arbete.