Vad gör en mötesplanerare?
En mötesplanerare hanterar alla detaljer före och under affärsmöten eller konventioner. Mötesplanerare bestämmer platser för möten och gör alla bokningar. De bokar inte bara mötesutrymmet utan arrangerar även talare och cateringfirma. Planerare måste se till att all nödvändig audiovisuell och datorutrustning finns på mötesplatsen i tid och fungerar korrekt. En mötesplanerare deltar i mötet för att hälsa deltagare och hantera eventuella problem samt för att distribuera och samla deltagarkommentarkort.
Uppföljning av mötesresultat är en viktig del av att vara en mötesplanerare och många planerare delar ut kommentarkort till deltagarna. Bra planerare försöker alltid förbättra sina färdigheter. Kommentarer från deltagarna i mötet kan hjälpa planeraren att hitta problem som han eller hon inte märkte så att förhoppningsvis inte samma misstag upprepas vid framtida möten.
Syftet med mötet måste hållas i åtanke av en planerare eftersom han eller hon gör alla arrangemang för evenemanget. Om till exempel ett företagsmöte hölls för det huvudsakliga syftet att introducera en ny företagsprodukt till ledande befattningshavare, skulle planeraren försöka hitta talare som var mest kunniga om föremålet. Beroende på produkten kan han eller hon också ordna att produkterna distribueras av en assistent vid rätt tidpunkt under mötet. Vid evenemanget kan en mötesplanerare introducera talare på en plattform eller scen.
Mötesplanerare måste göra alla arrangemang för evenemang som passar inom den budget som tilldelats dem. För att undvika avbokning eller andra avgifter måste en mötesplanerare vara skicklig för att tillåta rätt tid att boka utrymme och tjänster. Han eller hon måste också förstå kontrakt och hur man väljer det bästa förslaget från förslag som lämnats in av flera olika företag. Mötesplanerare krävs vanligtvis ha minst en kandidatexamen.
Registrering av deltagare hanteras noggrant av en mötesplanerare. Mötesplanerare måste vara säker på att informera deltagarna om mötesplaner samt ordna boende och transport för anställda som deltar i möten utanför staden. Planerare måste också se till att informationsartiklar som mässbroschyrer är korrekt tryckta och levereras i tid.
Resa är en stor del av många mötesplanerares karriärer. De flesta planerare kommer att bo på fina hotell, eftersom företagsseminarier tenderar att hållas i attraktiva omgivningar. Planerare måste dock se till att övervaka uppsättningsinformationen och deras planerade händelser under mötet och börja arbetet tidigt på morgonen krävs vanligtvis. En mötesplanerare måste alltid komma ihåg även de minsta saker, till exempel att se till att namntaggarna har kommit i tid och är korrekta.