Vad gör en privat sekreterare?
En privat sekreterare rapporterar ofta till en företagsledare eller ägare till små företag. Den här specialassistenten kan utföra rutinmässiga uppgifter som att svara på telefonsamtal, öppna posten och ställa möten. Jobbet kan också innebära att delta i möten, anteckna och skriva upp protokollet från dessa sessioner. När en chef är skyldig att resa, kan sekreteraren vara ansvarig för att göra flygbolag och hotellbokningar eller få pengar godkända för utgifter.
Huvudsyftet med en privatsekreterare är ofta att hantera vardagliga uppgifter som annars skulle ta mycket av en verkställande tid. Denna arbetare används också för att förhindra chefen från alltför stora avbrott, både personligen och via telefon. Av denna anledning skärmar en sekreterare ofta telefonsamtal och besökare och tar meddelanden till chefen snarare än att låta individer tala direkt till den personen.
En privat sekreterare kan också visa en skriftlig korrespondens. Det kan handla om att hämta posten och öppna den. Bokstäver som behöver hanteras av chefen personligen kan sedan överföras. I vissa fall kan sekreteraren ha tillgång till företagets e-postkonton och också skärma dem.
När en verkställande ledare håller ett möte kommer en privatsekreterare ibland att delta. Detta är så att sekreteraren kan notera mötet och skriva ner frågor som ställs. Efter evenemanget kan sekreteraren vara ansvarig för att skriva upp protokollet och dela ut dem till deltagarna.
En privat sekreterare fungerar ofta som ett slags personlig assistent. Detta innebär ibland att ta hand om researrangemang för handledaren. Assistenten kan också schemalägga möten för en verkställande direktör för att bedriva affärsresor, till exempel att hämta en hyrbil eller släppa kemtvätt.
I många organisationer har denna speciella assistent mycket att göra med en avdelningens budget. Den privata sekreteraren kan vara ansvarig för att lämna in förslag till nya projekt och få uppskattningar för arbetskraft eller material. I vissa fall kan den här arbetaren vara ansvarig för en småkassa eller köpa kontorsmateriel.
Mängden utbildning som krävs för att bli privat sekreterare varierar från en organisation till en annan, men involverar i allmänhet minst ett gymnasieexamen. Högskolekurser i företagsekonomi kan också vara till hjälp. En trevlig personlighet och förmåga att arbeta väl under tryck förväntas, eftersom denna sekreterare kan krävas att utföra ett antal olika uppgifter under hela arbetsdagen.