Vad gör en upphandlingsanalytiker?

Företag måste upprätthålla en sund vinstnivå och att etablera strikta budgetprotokoll relaterade till utgifter är en del av den processen. I inköpsavdelningen äger upphandlingsanalytiker detta ansvar. Han eller hon kommer att agera som kontakt mellan hans eller hennes organisation, organisationens finansavdelning och företagets leverantörer eller potentiella leverantörer. Ansvarig för att både etablera och följa riktlinjerna för upphandling och en upphandlingsanalytiker bidrar till organisationens övergripande finansiella strategi. Utvärdering av potentiella och etablerade leverantörer är en del av denna process samt förhandlingar om avtal och prissättning för att anskaffa varor, tjänster eller leveranser.

En upphandlingsanalytiker kommer ofta att slutföra förfrågningar om information (RFI), som i ett utvärderingsverktyg som används för att samla in data som exakt mäter styrkorna och förmågan hos potentiella leverantörer samt att avslöja alla svagheter som kan påverka analytikerens organisatoriska FINANSIAL STRATEGI. Dessutom kan han eller hon också förbereda förfrågningar om förslag (RFP) och begär leverantörer att lämna in bud på tjänster, varor eller leveranser för att stödja organisatoriska mål. När han samlar in uppgifterna i RFI: erna och RFP: erna kommer han eller hon att analysera tillgänglig information för att göra bestämmelser om leverantörer och vanligtvis nöja sig med att välja en av fler leverantörer för kontrakt.

Förhandling är nästa fas i processen där upphandlingsanalytiker kommer att förhandla med de valda leverantörerna villkoren i avtalet. Denna process är vanligtvis inriktad på att dokumentera tydliga förväntningar som krävs av både parter samt fastställa slutliga prissättningsstrukturer. Dessutom har upphandlingsanalytiker ofta ansvaret för att utarbeta och förnya alla kontrakt mellan hans eller hennes organisation och dess leverantörer. Slutliga kontrakt måste ange alla riktlinjer och stipulatjoner som är artikulerade i avtalet, inklusive, men inte begränsat till, varor och tjänster som köpts, kontraktslängd, tidsramar förväntas för leverans av varor eller tjänster, förväntningar när det gäller kvalitet och kvantiteter och tydliga betalningsvillkor.

Att etablera en arbetsrelation med leverantören är av avgörande betydelse, och en gång upprättat kommer upphandlingsanalytiker att använda sina dataanalysfunktioner för att jämföra leverantörsvillkor med marknadsdata. Att analysera nuvarande marknadstrender och prognoser framtida resultat för varor och tjänster på den öppna marknaden kommer att tillhandahålla relevanta uppgifter som används för att rekommendera inköpsstrategier som anpassar sig till organisationens ekonomiska mål. Därför kommer en upphandlingsanalytiker att spendera mycket tid på att översätta rådata till information som kan användas för att fatta beslut.