Vad gör en anskaffningsanalytiker?

Företag måste hålla en sund vinstnivå, och att inrätta strikta budgetprotokoll relaterade till utgifter är en del av processen. På inköpsavdelningen äger upphandlingsanalytiker detta ansvar. Han eller hon kommer att fungera som ett samband mellan hans eller hennes organisation, organisationens finansavdelning och företagets leverantörer eller potentiella leverantörer. Ansvarig för att både fastställa och följa upphandlingsriktlinjerna, en upphandlingsanalytiker bidrar till organisationens övergripande ekonomiska strategi. Utvärdering av potentiella och etablerade leverantörer är en del av denna process samt förhandlingar om avtal och prissättning för att skaffa varor, tjänster eller leveranser.

En upphandlingsanalytiker kompletterar ofta begäranden om information (RFI), som i ett utvärderingsverktyg som används för att samla in data som exakt mäter styrkorna och förmågan hos potentiella leverantörer samt att avslöja eventuella svagheter som kan påverka analytikerens organisatoriska ekonomiska strategi. Dessutom kan han eller hon också förbereda förfrågningar om förslag (RFP) och begära leverantörer att lämna in bud för tjänster, varor eller leveranser för att stödja organisatoriska mål. Vid insamling av uppgifterna i RFI: er och RFP: er kommer han eller hon att analysera den tillgängliga informationen för att göra beslut om leverantörer och vanligtvis nöja sig med att välja en av fler leverantörer för kontrakt.

Förhandling är nästa fas i processen där upphandlingsanalytikerna kommer att förhandla med de valda leverantörerna om avtalets villkor. Denna process är vanligtvis fokuserad på att dokumentera tydliga förväntningar som krävs av båda parter samt att upprätta slutliga prissättningstrukturer. Dessutom har upphandlingsanalytiker ofta ansvaret för att utarbeta och förnya alla kontrakt mellan hans eller hennes organisation och dess leverantörer. Slutkontrakt måste specificera alla riktlinjer och bestämmelser som anges i avtalet, inklusive, men inte begränsat till, inköpta varor och tjänster, kontraktets längd, tidsramar som förväntas för leverans av varor eller tjänster, förväntningar vad gäller kvalitet och kvantiteter och tydlig betalningsvillkor.

Att etablera ett arbetsförhållande med säljaren är av avgörande betydelse, och när upphandlingen har etablerats kommer anbudsanalytiker att använda sina dataanalysfunktioner för att jämföra leverantörens villkor och prestanda med marknadsdata. Analysera aktuella marknadstrender och förutse framtida prestanda för varor och tjänster på den öppna marknaden kommer att ge relevant information som används för att rekommendera inköpsstrategier som överensstämmer med organisationens ekonomiska mål. Därför kommer en upphandlingsanalytiker att spendera en hel del tid på att översätta rå data till information som kan användas för att fatta beslut.