Vad gör en programstödassistent?

En programstödassistent tillhandahåller omfattande administrativt och kontorellt stöd inom ramen för ett program sponsrat av en organisation eller institution. Typiskt kommer programstödassistenten att tillhandahålla olika rutinmässiga kleriska supporttjänster, såsom hantering av korrespondens, att göra researrangemang och underhålla filer. Dessutom kan supportassistenten också ta ansvar för att hantera kommunikation med klienter, rekryter eller andra parter utanför programmet. Dessutom kan han vara ansvarig för att skriva broschyrer, nyhetsbrev och rapporter. I många fall kan programstödassistenten också vara skyldig att ha omfattande datakunskaper, eftersom han kan vara ansvarig för att underhålla programfiler och kalkylblad och för att genomföra betydande mängder forskning. Det exakta ansvaret varierar vanligtvis beroende på arbetsgivaren och assistentens kunskaper och färdigheter.

Många statliga och privata organisationer sponsrar en mängd program som kan kräva tjänster från dedikerade anställda. Medan program som inte har betydande finansiering kan tvinga anställda att utföra sitt eget administrativa och kontoristiska arbete, finns det i vissa fall tillräckligt med pengar i budgeten för att anställa en assistent för programstöd. Kvalifikationerna för denna position kommer att variera beroende på anställningsorganisationen, men många anställningschefer föredrar att anställa en assistent med betydande erfarenhet av administrativt, sekretariatsarbete eller kontor. Dessutom kan programstödassistenten behöva ha erfarenhet av att arbeta med olika typer av kontorsprogramvara, och i vissa fall kan det också behöva ha en god förståelse för olika databaser. Institutionen kan lita på att programstödassistenten gör en betydande mängd skrift och forskning, vilket kan innebära att en anställningschef vill att assistenten ska ha en högskoleexamen.

I vissa sammanhang kan en programstödassistent också utbilda såväl programanställda som klienter. Eftersom assistenten vanligtvis kommer att ha betydande kunskaper om programmets verksamhet och mål, kan supportassistenten uppmanas att producera utbildningsmaterial och orientera nyanställda och klienter till programmets policyer och rutiner. I situationer där programmet har behov av ytterligare finansiering, bemanning eller annan typ av stöd kan assistenten bli ombedd att ge input om programmets behov och kan också uppmanas att sammanställa dokumentation och forskning som kan läggas till till supportbegäran.

I många fall kan en programstödassistent ha ett omfattande ansvar inom området resor och evenemangshantering. Som sådan kan det ofta vara till hjälp för assistenten att ha viss kunskap om lokala resealternativ och evenemangsplanering. Supportassistenten kan krävas att ordna flygbiljetter för gästerna samt lokala transporter och hotellrum. Dessutom kan hon också behöva samarbeta med chefer för lokala mötesrum för att säkerställa att konferensen går smidigt.