Vad gör en projektassistent?
En projektassistent hjälper vanligtvis en projektledare eller en projektledare med de uppgifter som krävs för att utföra ett jobb. I de flesta fall inkluderar detta kontor och administrativa funktioner. Projektassistenten kan också delta i möten och kommer troligtvis att ansvara för att svara på frågor i projektledarens frånvaro. Beroende på projektets storlek kan assistenten vara dedikerad till ett enda jobb och projektledare eller hjälpa fler än en chef på mer än ett projekt samtidigt.
Kärnan i en projektassistentjobb handlar generellt om kontor och administrativa uppgifter. De flesta projekt förlitar sig starkt på filer och kalkylblad, inklusive tidslinjer, budgetar och uppgiftslistor. Att hålla dessa uppdaterade, kommunicera uppdateringarna och dokumentera förändringar är en kritisk del av projektledningen och är uppgifter som i allmänhet faller till assistenten när det finns en. Många företag har specifika krav på vad som måste dokumenteras och vad som måste förvaras i fysiska filer.
Andra typer av pappersarbete faller ofta också till projektassistenten. Detta kan inkludera begäran och arkivering av försäkringsformulär och tillstånd, fylla i inköpsorder och mer. Det inkluderar ofta hantering av korrespondens, som att tillhandahålla regelbundna rapporter och uppdateringar till klienten.
Projektassistenten kommer också ofta att delta i möten och delta i konferenssamtal. Detta inkluderar vanligtvis både interna teammöten såväl som kundmöten. I många fall får assistenten att ta anteckningar från mötet och utveckla och sprida en mötesrapport efteråt. En viktig del av sådana rapporter är att identifiera åtgärdsobjekt och tilldela ansvaret för var och en. Det är också viktigt att identifiera förfallodatum.
Medan projektledaren eller direktören traditionellt har mer ansvar för att fatta beslut, hantera kundrelationer och se till att projektet håller sig på budget och schema, måste assistenten alltid vara medveten om projektets status eftersom han kan uppmanas att svara på frågor om chefen inte är tillgänglig. Projektledare kan vara på möten, sjuk eller på semester när en information behövs av en gruppmedlem eller en klient, till exempel. Att veta var informationen finns är avgörande.
En projektassistent som inte är dedikerad till ett enda projekt utan snarare ansvarar för att stödja flera chefer eller flera projekt kommer att ansvara för att utföra dessa uppgifter för varje projekt. Det betyder att assistenten måste vara väldigt organiserad. Han måste också kunna prioritera uppgifter och veta vad han ska göra när kraven från två eller flera projekt strider mot varandra.