Vad gör en förslagskoordinator?
En förslagskoordinator är en kritisk position i många försäljningsföretag. Uppgifterna inkluderar insamling av data från en mängd bidragsgivare över flera avdelningar eller funktionsområden, formatering av förslag enligt inlämningskrav, spårningstider och övervakning av statusen för inlämnade förslag. En förslagskoordinator kan ägnas åt jobbet i ett stort företag eller, i ett mindre företag, kan ha ytterligare funktioner. Koordinatoren är ofta medlem i säljteamet, men kan också vara en del av avdelningarna för marknadsföring eller affärsutveckling.
Alla företag som säljer något, vare sig det är en produkt eller tjänst, kommer att behöva skriva förslag. Detta kan vara ett svar på en begäran om prissättning eller kan helt enkelt vara ett proaktivt försök att tjäna affärer. Vissa förslag är ganska enkla och innehåller endast grundläggande information såsom en lista över leveranser, villkor och prissättning. Andra förslag, särskilt de för stora, komplexa jobb, är ganska långa och kräver mycket information.
Oavsett graden av komplexitet måste varje förslag utvecklas innan det kan presenteras för kunden. Det är här en förslagskoordinator kommer in. Hans jobb är att granska kraven i varje förslag och utveckla ett dokument som uppfyller alla dessa kriterier.
En av de viktigaste uppgifterna för en förslagskoordinator är att samla prissättning. Detta kan inkludera beräkning av produkt- och tjänstepriser, skatter, fraktkostnader och mer. I de flesta fall är inte samordnaren ansvarig för att generera prissättningen eller fastställa markeringar, utan är snarare ansvarig för att erhålla prissättningsinformation från lämplig part eller partier och lägga in den i förslaget.
Andra typer av information måste också placeras i vissa förslag. När man till exempel svarar på en budbegäran måste ett förslag innehålla all information som anges i den begäran. Detta kan inkludera information om kreditbetyg, användning av underleverantörer och referenser. Bud kan också kräva att underlagsdokumentation, såsom försäkringsbevis, ingår i budsvaret. Förslagskoordinatoren kommer att ansvara för att samla in alla nödvändiga uppgifter från områden som redovisning, riskhantering, operationer och inköp för att utveckla budsvardokumentet.
I många fall är en förslagskoordinator ansvarig för att hantera en förslagstidsram. Detta kan inkludera påminnande bidragsgivare när information är förfallen och uppföljning när information inte tas emot. Det innebär också att se till att förslagen levereras till förfallodagen. Vissa förslagssamordnare håller också reda på förslag som har lämnats in och dokumenterar som godkänns och som avvisas.