Vad gör en förslagschef?

Vanligtvis har en förslagshanterare ansvaret för att hantera alla organisationens förslag. Det handlar om att samordna förslagsprocessen, förbereda de faktiska förslagen och lägga fram förslag för potentiella kunder. Förslagshanteraren kommer att spendera en avsevärd tid på att granska begäran om förslag (RFP), bekräfta krav med potentiella kunder och därefter påbörja förslagsprocessen. Vanligtvis arbetar han med en tidsfrist, han eller hon kommer att ansvara för att delegera alla uppgifter som krävs för att slutföra ett förslag, medan han övervakar skrivning, redigering, illustration och alla andra produktionsinsatser som är förknippade med förslaget. Dessutom kommer han eller hon att utveckla ett förslagsschema, identifiera de mest brådskande uppgifterna och tilldela förslagsprioriteringar enligt internt utvecklade förfaranden.

När en förslagshanterare har fått en RFP kommer han eller hon att läsa hela dokumentet, med fokus på att förstå kundens specifikationer och förväntningar samt relevanta tidsfrister och budget. Under granskningsprocessen kommer förslagshanteraren ofta att notera och notera frågor som han eller hon kommer att klargöra med kunden innan du börjar. Därifrån kommer han eller hon att utarbeta en förslagsplan, skissera varje steg i förslaget såväl som dess krav och skissera ett schema genom förslagets tidsfrist. Delegering av uppgifter är en del av planeringsprocessen där chefen kommer att anskaffa organisatoriska och underleverantörer samt kompetens för att bidra med förslaget.

Effektiv övervakning är centralt i en förslagschefs jobb, när förslaget är igång. Vägledande alla teammedlemmar i förslagsteamet kommer han eller hon att sprida nödvändig information och övervaka produktionen av alla förslagssidor, inklusive både estetik och skriftligt innehåll. Genom att genomföra regelbundna granskningar av framstegen kommer han eller hon att se till att förslaget är i enlighet med kundens begäran. Efter det första utkastet kommer förslagshanteraren att granska utkastet för noggrannhet och konsistens samt för att säkerställa att förslaget stämmer överens med kundens önskemål. Därefter returnerar han eller hon dokumentet till förslagsteamet för alla revideringar innan den vidarebefordras till den potentiella klienten.

Tjänstledaren kommer att fungera som organisationens representant för förslag och kommer också att regelbundna webbplatsbesök för att interagera med kunder, förutom att delta i budgivarkonferenser. Efter godkännande från en kund om ett inlämnat förslag kommer han eller hon också att delta i slutförandet och genomförandet av kontraktet. Ofta kommer detta att omfatta förhandlingar om slutliga avtal samt information om hans eller hennes organisation vid uppstarten av det föreslagna arbetet. Att genomföra personalmöten om ett förslag misslyckas är också avgörande för jobbet.