Vad gör en inköpande agent?
En inköpsagent är en professionell som ansvarar för att hålla tillräckliga mängder viktiga material till hands för driften av ett företag. Förutom att han är bekymrad över att se till att verksamheten har vad den behöver för att producera varor och tjänster är agenten ofta aktivt involverad i uppgiften att förhandla om priser för dessa material. En inköpsagent kan fungera ensam i ett litet företag eller vara en del av ett inköpsteam för ett större företag.
En grundläggande köpagentjobbbeskrivning kommer att ge information om det specifika utbudet av uppgifter som tilldelas positionen. Beroende på kulturen och strukturen hos det berörda företaget kan agenten vara ansvarig för att hantera inventeringen för allt från kontorsmaterial till råvaror som används vid tillverkning av varor. Inom ramen för inköp av lagret kan agenten ges befogenhet att ingå avtal med leverantörer på arbetsgivarens vägnar. I andra fall kan köpagenten vara aktivt involverad i förhandlingar för att säkerställa bästa enhetspriser på beställda varor, och i slutändan hänvisa ärendet till en verkställande direktör för godkännande innan den faktiskt gör den första beställningen.
Med de flesta inköpsagentpositioner är det nödvändigt att ständigt jämföra priser för olika varor och tjänster för att spara företagets pengar. Detta gäller särskilt när verksamheten driver flera anläggningar på olika platser. I det här scenariot kommer varje anläggning normalt ha en leverantör som hanterar materialinventarier på den nivån, men koordinerar inköp via en inköpsagent. Vanligtvis skickar kontoristen en rekvisition för varor till inköpsagenten som sedan utvärderar begäran. Om det är godkänt bestämmer agenten var han ska få det bästa erbjudandet på dessa varor och matchar rekvisitionen till en inköpsorder. Vid denna tidpunkt beställs beställningen hos den godkända säljaren och varorna kan skickas direkt till anläggningen där begäran har sitt ursprung.
För att vara en framgångsrik inköpsagent är det nödvändigt att ha stark organisatorisk kompetens, förstå branschen som är involverad och kunna undersöka och kvalificera leverantörer med mycket effektivitet. Eftersom en agent vanligtvis måste interagera med andra inom företaget såväl som leverantörer och leverantörer är förmågan att kommunicera tydligt också oerhört viktigt. Eftersom köparbete i ett stort företag kan vara något stressande, måste en inköpsagent också kunna hantera svåra tidsfrister och ofta hantera mer än ett projekt åt gången för att fullgöra sitt ansvar.