Vad gör en inköpskoordinator?

En inköpskoordinatorens övergripande roll är att köpa produkter och tjänster för sitt företag eller organisation. Detta kan inkludera att identifiera och undersöka potentiella leverantörer, förbereda begäranden om förslag (RFP) för leverantörer, granska förslag och förhandla om priser och villkor. Inköpskoordinatorer får förfrågningar om specifika produkter eller tjänster som behövs i organisationen och får sedan prisuppgift för dessa produkter eller tjänster. De förbereder och gör beställningar hos leverantörer och spårar order för att se till att de tas emot.

Att ta emot produkter och tjänster i tid är mycket viktigt för organisationer, särskilt tillverkare som litar på leverantörer för att leverera delar så att de kan bygga sina egna produkter. Inköpskoordinator måste se till att leverantörer levererar i tid och löser problem med leverantörerna när leveranserna är sena. Inköpskoordinatorer löser också problem när beställningar tas emot med skadade föremål, sämre produkter eller andra problem. Att arbeta i denna roll kan ibland innebära betydande mängder resor till leverantörens webbplatser, särskilt när man undersöker leverantörer och förhandlar om kontrakt. Inköpskoordinatorer förväntas ofta hjälpa till att minska kostnaderna för sina organisationer genom att förhandla fram bättre avtal och priser med leverantörer.

Att köpa samordnare kan köpa produkter och tjänster för användning av sina egna organisationer, eller de kan köpa grossist- eller detaljhandelsprodukter för att sälja. En inköpskoordinator som arbetar för en stor organisation med många inköpande anställda kan vara ansvarig för specifika inköpsområden, till exempel att utveckla RFP eller beställa. I mindre organisationer kan inköpskoordinator vara ansvarig för alla aspekter av inköpsprocessen. I mycket små organisationer kan inköpsfunktionen vara en roll bland flera som innehas av samma person.

Att hantera inventering för företaget eller organisationen kan vara en annan del av inköpskoordinatorjobbet, vilket kan innebära att man använder datordatabaser för att spåra lagernivåer. Prognoser när och hur mycket att köpa kan vara en del av att hantera lagernivåer. Inköpskoordinatorer skapar också statusrapporter och presentationer relaterade till inköp. De kan också få i uppdrag att leta efter sätt att förbättra köpprocesser och procedurer. Dokumentation av processer och förfaranden kan också vara en del av inköpskoordinatorens roll.

Inköpskoordinatorer kallas ibland inköpsagenter, köpare eller andra liknande titlar. Att bli inköpskoordinator kan kräva var som helst från ett gymnasieexamen till en kandidatexamen, beroende på arbetsgivarens krav. Goda kommunikationsförmågor för att förhandla om kontrakt, stark analysförmåga att välja leverantörer och granska avtalsvillkor och starka beslutsförmågor är viktiga egenskaper för köp av samordnare. Att vara bekväm att arbeta med siffror och ha bra datorkunskaper är också användbart.