Vad gör en underleverantörsadministratör?

En underleverantörsadministratör övervakar och hanterar en organisations kontrakt och tillhörande underentreprenader som faller under en bredare kategorisering av inköpsagenter. I små organisationer kan detta inkludera alla kontrakt, medan det i större organisationer kan handla om en portfölj av tilldelade kontrakt. Det primära ansvaret kommer att omfatta fortlöpande granskning av avtalsmässiga framsteg, utöver hantering av både finansiella och tekniska aspekter av kontrakten. Andra ansvarsområden kommer att omfatta förhandlingar med både underleverantörer och slutkunder för avveckling av kontrakt samt att förbereda beställningar för ändringar av initiala kontrakt eller utarbeta ändringar. Genom att tillämpa en stark kunskap om upphandling och lagliga förfaranden, policyer och reglering syftar underleverantörens administratör att upprätthålla kvalitet och förbättra lönsamheten för sådana kontrakt.

Uppdrag som utförs med regelbundenhet kommer att fokusera på att upprätta och genomföra kontraktsgranskningar på en konsekvent grund för att mäta framstegen i kontrakten. Under denna process kommer en underleverantörsadministratör ofta att lösa konflikter, förmedla tvister, hitta lösningar på problem och fatta beslut angående kontraktsmässiga framsteg eller brist på dem. Det centrala i granskningsprocessen är att försäkra att underleverantörer effektivt genomför de ursprungliga villkoren och specifikationerna för avtalet som förhandlats med slutkunden. Efter avslutad granskning kommer underleverantörsadministratören att utarbeta skriftliga rapporter som beskriver den övergripande utvecklingen av kontraktsuppfyllning och kort verkställande ledning beträffande dessa granskningar och eventuella tillhörande åtgärder.

Förutom att uppfylla de ovannämnda uppgifterna, kommer underleverantörsadministratören också att förhandla om slutavräkning av kontraktet samt tillhörande prissättning på alla resurser och leveranser som krävs för att uppfylla kontraktet. Dessutom kommer han eller hon också att förhandla fram ursprungliga avtalsvillkor och fastställa arbetspolicyer och rutiner. En del av denna process kommer att omfatta granskning, analys och utvärdering av förslag från underleverantörer. Med hänsyn till underhållet av både kontrakt och underleverantörer kommer han eller hon också att övervaka produktionen och spridningen av information för att säkerställa ömsesidig förståelse för alla villkor för kontrakt.

För att fullgöra dessa uppgifter effektivt krävs ofta analys av relaterade marknadsdata och finansiella data samt granskning av andra informationskällor för att säkerställa bästa möjliga prissättning, avtalsvillkor och servicenivåer. Underleverantörsadministratörer kommer också att förbereda och underhålla databaser för att spåra viktiga uppgifter relaterade till avtalets uppfyllande. Spåra sådana uppgifter kan inkludera prissättning på leveranser, produktprestanda, underleverantörs prestanda, tillgängliga lager och alla utgifter som är förknippade med kontraktets uppfyllande. Med tanke på den höga ansvarsnivån och uppmärksamheten i detalj kräver jobbet vanligtvis kandidater med en kandidatexamen och flera års relaterad erfarenhet, förutom att de lyckats genomföra en lärlingstid innan de arbetar självständigt.