Vad gör en leverantör?
leveranser är individer som är anklagade för ansvaret för att hantera leveransområden för företag på ett sätt som säkerställer att alla väsentliga leveranser som är nödvändiga för fortsatt drift av verksamheten är tillgängliga i tillräckliga mängder. Vanligtvis kommer leverantörskontoret att arbeta i tandem med avdelningsansvariga och inköpsagenter för att bestämma mängden olika artiklar som ska hålla sig till hands och för att utveckla kriterier för ombeställning baserat på användningsmönster som ett sätt att hålla leveransinventariet inom rimliga gränser. För att åstadkomma detta kommer en leverantörskontor att hantera de processer som används för att utbetala artiklar från leveransrummet, genomföra periodiska inventeringsavstämningar för att säkerställa noggrannheten i leveransrumsregister och initiera rekvisitioner för att köpa agenter som är i tilldelade tilldelade inköpsordernummer och placeras med leverantörer för orderuppfyllelse.
En av de viktigaste uppgifterna för en leverantörskontor är att hålla exakta register över både typen och mängden föremål som finns i leveransrummet. Under decennier tidigare hanterades detta ofta med någon typ av manuellt arkiveringssystem som gjorde det möjligt att snabbt publicera kvitton på nyligen mottagna varor samtidigt som de publicerade utbetalningar av artiklar till olika avdelningar. Som en del av processen skulle auktoriserade individer från dessa avdelningar fylla i en enkel begäran om vissa delar eller andra föremål och notera avdelningen som skulle ta emot dessa varor. Försörjningskontoret skulle använda begäran för att dra föremålet och kvantiteten från inventeringen och leverera dessa artiklar till den avdelningsrepresentanten. Vid den tidpunkten skulle förfrågningsformuläret uppdateras med datum och tid för utbetalningen, undertecknat av avdelningens representant, och sedan användas av leveranskontoret för att subtrahera den mängden och typen av god från lagerregistret.
En leverans kontorist skulle också använda sig avKopior av räkningar med laddnings- och förpackningslistor för att ta emot inkommande varor och lägga till dem i inventeringen. Vanligtvis skulle varorna inspekteras före acceptans och undertecknas och tilldelades en specifik plats inom leveransrummet för lagring. Tilldelningen av specifika platser gjorde det lättare att hämta varorna när och efter behov av olika avdelningar och minimerade också chansen för fel i enhetsräkningar.
Idag tillåter teknik leverantörskontoret att snabbt ange uppdateringar till leveransinventeringen via en datordatabas. Databasen kan programmeras för att identifiera alla objekt som är nära minsta enheter för att hålla till hands, vilket ger kontoristen möjlighet att snabbt förbereda och skicka rekvisitioner för ombeställning. Användning av en leveransdatabas hjälper också till en pågående uppgift som är gemensam för många leveranssystem, känd som ett cykelantal. I huvudsak är ett cykelantal ett periodiskt fysiskt antal av alla artiklar i inventeringen och används för att förena alla avvikelser som kan existeramellan leveransposterna och det faktiska antalet enheter för varje artikel som finns i inventeringen. Denna uppgift gör det möjligt att möjliggöra eventuella skillnader som kan uppstå på grund av fel i räkning eller delar och annan utrustning som kan förklaras föråldrad och hjälper till att se till att viktiga leveranser alltid finns tillgängliga vid behov.