Vad gör en leverantör?
Leverantörskontor är individer som har ansvaret för att hantera leveransområdena för företag på ett sätt som säkerställer att alla nödvändiga leveranser som är nödvändiga för fortsatt verksamhet är tillgängliga i tillräckliga mängder. Vanligtvis kommer leverantören att arbeta tillsammans med avdelningsansvariga och inköpsagenter för att bestämma mängden olika artiklar som ska hållas på hand och att utveckla kriterier för ombeställning baserat på användningsmönster som ett sätt att hålla leveranslagret inom rimliga gränser. För att åstadkomma detta kommer en leveranschef att hantera processerna som används för att dela ut varor från lagerrumslistan, genomföra periodiska lageravstämningar för att säkerställa noggrannheten i leveransrumsposter och initiera rekvisitioner för att köpa agenter som i sin tur tilldelats en inköpsorder nummer och placeras hos leverantörer för orderuppfyllelse.
En av de viktigaste uppgifterna för en leverantör är att hålla exakta register över både typen och mängden föremål som finns i försörjningsrummet. Under flera decennier hanterades detta ofta med någon typ av manuellt arkiveringssystem som gjorde det möjligt att snabbt bokföra kvitton för nyligen mottagna varor samtidigt som man skickade utbetalningar av artiklar till olika avdelningar. Som en del av processen skulle behöriga personer från dessa avdelningar fylla i en enkel begäran om vissa delar eller andra artiklar och notera den avdelning som skulle ta emot dessa varor. Leverantörskontoret skulle använda begäran för att dra föremålet och kvantiteten från inventeringen och leverera dessa föremål till den avdelningsrepresentanten. Vid den tidpunkten skulle förfrågningsformuläret uppdateras med datum och tid för utbetalningen, undertecknad av avdelningsrepresentanten och sedan användas av leverantören för att subtrahera den kvantiteten och typen av varor från inventeringsposterna.
En leverantör skulle också använda kopior av leverans- och förpackningslister för att ta emot inkommande varor och lägga till dem i inventeringen. Vanligtvis skulle varorna inspekteras innan godkännandet sedan undertecknades för och tilldelas en specifik plats i leveransrummet för lagring. Tilldelningen av specifika platser gjorde det lättare att hämta varorna när och vid behov av olika avdelningar, och minimerade också chansen för fel i enhetsräkningen.
Idag tillåter teknik leverantören snabbt att ange uppdateringar av leveranslagret via en datordatabas. Databasen kan programmeras för att identifiera alla objekt som är i närheten av minsta enheter för att hålla till hands, vilket ger kontoristen möjlighet att snabbt förbereda och skicka rekvisitioner för ombeställning. Användning av en leveransdatabas hjälper också till i en pågående uppgift som är gemensam för många leveranssystem, känd som ett cykelantal. I huvudsak är ett cykelantal ett periodiskt fysiskt antal av alla artiklar i inventeringen och används för att förena alla avvikelser som kan finnas mellan leveransposterna och det faktiska antalet enheter för varje objekt som finns i inventeringen. Denna uppgift gör det möjligt att möjliggöra eventuella skillnader som kan uppstå på grund av fel i räkningen eller delar och annan utrustning som kan förklaras föråldrad, och hjälper till att se till att viktiga leveranser alltid finns tillgängliga vid behov.