Vad gör en teknisk kontorist?

En teknisk kontorist förväntas ofta utföra typiska kontoristuppgifter, men ofta läggs en tonvikt på kunskap om tekniska uppgifter inom teknikområdet - en bakgrund som inte alla sekreterare har. Ett exempel på en vanlig tjänst i denna position är arkivering av pappersarbete, som ofta innehåller meddelanden om förändringar i driften och listor över tekniska projektkrav. Kunskap om elektronisk arkivering är också viktig, varför tekniska kontorister förväntas vara skickliga med mjukvara och databaser. Medan tjänstemän av denna typ kan behöva utföra mer rutinmässiga kontorsuppgifter, till exempel att skicka e-post och svara på kontortelefonen, hanterar de också mer komplexa uppgifter, som att säkerställa riktigheten i tekniska manualer, samla in data i rapportform och göra beräkningar för att säkerställa att projektresurser hanteras till sin maximala potential.

Den typiska tekniska kontoristen ansvarar för arkivering och sammanställning av en mängd dokument. De flesta tekniska kontorister förväntas kunna skapa och underhålla ett arkiveringssystem för att hålla pappersarbetet organiserat. Några av de viktigaste dokumenten tenderar att beröra personal, eftersom personen i denna position måste arkivera de ursprungliga anställda pappersarbete, utbildningsregister och eventuella anteckningar om anställdas disciplinära åtgärder i ingenjörsavdelningen. Dessutom innebär de flesta tekniska kontoristjobb att organisera pappersarbete som listar kraven för projekt och eventuella förändringar i verksamheten, vilket säkerställer att reglerna följs och tidsfristerna uppfylls. Dessa dokument måste vanligtvis uppdateras och vara lättillgängliga så att de ansvariga kan komma åt dem när som helst.

Arkivering innebär inte bara papper när det gäller tekniska kontoristkrav, för personen i denna position förväntas också vanligtvis vara skicklig på att använda teknik för att hålla dokument organiserade. Denna typ av anställd bör normalt kunna bestämma vilken programvara som skulle vara till hjälp för att hålla filer organiserade. Relaterade uppgifter inkluderar ofta installation och felsökning av programvaran vid behov, samt att skapa och uppdatera databaser. Dessutom kan den anställde förväntas hjälpa kolleger med andra tekniska uppgifter som involverar datorn, varför sökande vanligen rekommenderas att se till att de har avancerad teknisk kunskap innan de ansöker.

I likhet med andra typer av kontorister måste en teknisk kontorist vanligtvis genomföra några kontorsuppgifter under dagen. Detta innebär att kontorister av denna typ kan förvänta sig att svara på telefonen och antingen hjälpa den som ringer eller vet hur man kan rikta uppringaren till någon som kan vara till hjälp. De kan också hälsa människor som besöker ingenjörskontoret, så tekniska kontorister bör vara bekväma att prata med nya människor dagligen. Dessutom kan kontoristiska uppgifter inkludera fax, e-post och korrekturläsning av tekniska dokument innan de skickas ut. I vissa fall hjälper tekniska kontorister till och med att skapa och redigera tekniska manualer för att säkerställa att informationen är korrekt, varför sökande vanligtvis uppmuntras att ha en bakgrund inom civilingenjör eller konstruktion - särskilt flera års erfarenhet av ett verkstads- eller byggföretag. .