Vad gör en virtuell verkställande assistent?
En virtuell verkställande assistent är en off-site, vanligtvis frilansande, administrativ professionell. Han eller hon utför samma ansvar och uppgifter som en traditionell verkställande administrativ assistent, med en viktig varning. Virtuella assistenter, inklusive de assistenter som serverar verkställande klienter, hanterar alla administrativa eller sekretariatsuppgifter som inte kräver fysisk närvaro. Till skillnad från traditionella verkställande assistenter arbetar en virtuell verkställande assistent från en avlägsen plats som oberoende entreprenör till flera chefer och småföretagare samtidigt.
De viktigaste skillnaderna mellan en traditionell verkställande assistent och en virtuell verkställande assistent är plats och arbetsförhållandet mellan verkställande och assistent. Med tillkomsten av modern teknik, inklusive e-post, produktivitetsprogramvara och virtuella mötesfunktioner, är geografisk plats inte längre en hinder. Assistenter kan leva miles, även kontinenter borta från de chefer de representerar. I stället för ett anställd-arbetsgivarförhållande mellan den virtuella verkställande assistenten och den verkställande är förhållandet en av tjänsteleverantörer och klienter.
Enligt professionella organisationer som International Association of Administrative Professionals (IAAP) finns det två primära typer av administrativa assistenter. Traditionella sekreterare och administrativa assistenter på startnivå hanterar sådana uppgifter som kalendrar och schemaläggning, förbereder tryckta och muntliga kommunikationer, underhåller dokument och arkiveringssystem, gör researrangemang och organiserar mötesdagar och underlag. Jämförelsevis hanterar verkställande assistenter samma uppgifter för chefer och chefer på högre nivå, samt upprätthåller högre ansvarsnivåer som att fatta mindre affärsbeslut på verkställande räkning. Beroende på den specifika positionen kan verkställande assistenter också vara ansvariga för en mängd andra uppgifter, inklusive utarbetande av nyhetsbrev, uppdatering av information om verkställande profiler online eller underhåll av en webbplats.
Få virtuella assistenter gör samma distinktion mellan allmän administrativ hjälp och administrativ assistans på verkställande nivå som man ser hos administrativa yrkesverksamma på plats. Snarare, som en liten företagare, en virtuell assistent avtalar med två eller flera klienter för att erbjuda de supporttjänster som företagets ägare eller verkställande behöver. De flesta kunder söker en assistent utanför anläggningen som kan tjäna i alla hjälpmedel, inklusive att fungera som en virtuell verkställande assistent. Specialiserade färdigheter, som att använda sociala medieplattformar, bygga komplexa webbplatser, bokföring och andra färdigheter, är vanliga bland virtuella assistenter.
Varje virtuell assistanspraxis erbjuder olika servicenivåer, priser och servicetyper baserade på en specifik målmarknad. Framgångsrika virtuella assistenter har mer än bara administrativt stöd. Marknadskunskap, hantering av småföretagens ekonomi, förmågan att lägga ut projekt både för assistenten och för klienterna samt en solid förståelse för sociala medier och liknande nya tekniker är absolut nödvändigt. Priserna för virtuella assistenter baseras vanligtvis på timmar eller erbjuds som fastighetsavgifter, liknande revisorer och juridiska personer.