Vad gör en bokföringskontor?
En bokföringskontor är en finansiell rekordhållare som använder specialiserade bokar och programvara för att registrera och bearbeta utgifter, kvitton, lön och alla andra finansiella transaktioner för ett företag eller organisation. Denna position kräver en anpassning till matematik, uppmärksamhet på detaljer, kännedom om grundläggande redovisningsförfaranden och dator och tio nycklar. Jobb inom det här fältet sträcker sig från inträdesnivåer för bokföringsdata, till bokförare med full kostnad.
En ingångsredovisningsansvarig krävs vanligtvis för att ge kontoristiskt och redovisningsstöd för bokföringsavdelningen. Han måste hålla exakta register och filer, bearbeta och maila fakturor och betalningar, skriva rapporter och nyckeldata i ett huvudbokdatorsystem. Flexibilitet och en vilja att utföra en mängd olika stöduppgifter är avgörande för att lyckas i denna position.
En bokföringskontor i ett stort företag kan specialisera sig inom ett specifikt område, såsom betalningsföretag (A / P), kundfordringar (A / R) eller lönelista. En A / P-kontorist kommer att uppdatera och hålla register över alla utgifter, inklusive företagskreditkort och ersättningsrapporter för anställda. Han kommer att behandla leverantörsfakturor, granska och övervaka rabatter på tidiga betalningar enligt företagets policy och försäkra att betalningar skickas inom lämplig tidsram. Han kommer också att vara ansvarig för att förena säljarens uttalanden och använda god kommunikationsförmåga för att lösa eventuella avvikelser
En bokföringskontor som arbetar i avdelningen för kundfordringar kommer att förbereda och skicka in kundfakturor och bokföra och sätta in kvitton när dessa fakturor betalas. Om företaget har kontantintäkter kommer han att bibehålla korrekt ansvar för kontanta medel och insättningar. Noggrann inmatning av kvitton är avgörande, så att A / R-kontoristen kan övervaka betalningshistorik för klienter och utarbeta rapporter som visar brottsliga kvitton. Om företaget erbjuder en rabatt för tidiga betalningar, är han ansvarig för att övervaka betalningsaktiviteten och att vissa rabatter krediteras korrekt.
Löneavdelningar använder också en redovisningskontor för att samla in och bearbeta tidskort, beräkna skatter och andra källor och förbereda lönekontroller i tid. Han måste se till att vissa tidskort är korrekta och att tillämpliga arbetslagar följs, inklusive pauser, gränser på timmar för mindreåriga arbetare och övertid. En lönekontor måste känna till gällande skattelagar och kan bli ombedd att utarbeta rapporter och lämna in källorna till rätt skattemyndigheter och andra utsedda mottagare.
De flesta företag kräver att en redovisningsansvarig ska ha en gymnasieutbildning eller motsvarande, med viss erfarenhet eller redovisningsrelaterad kurs. Större företag, eller de som söker mer specialiserad hjälp, kan leta efter en sökande med en associerad examen eller relaterad certifiering. En äldre redovisning kontorist kommer att behöva flera års erfarenhet eller en associerad eller kandidatexamen. Denna position kräver kritiskt tänkande för att utvärdera data, analysera problem och implementera lösningar. En äldre kontorist övervakar ofta kostnadsredovisning och inventeringspraxis och producerar månatliga rapporter såsom resultaträkningar och balansräkningar.
Vissa mindre företag kan kombinera två eller flera av de specialiserade bokföringsfunktionerna, eller kan använda en bokförare för att utföra alla finansiella bokföring och transaktioner. En fullständig bokförare är mångsidig och erfaren i alla aspekter av företagets dagliga finansiella verksamhet. Kunskap om bokföringsmetoder, lönekrav och redovisningsrapporter krävs. Bra kommunikations- och interpersonliga färdigheter är också värdefulla eftersom en bokförare har regelbunden kontakt med leverantörer, kunder och anställda.