Vad gör en administrativ kontorist?

En administrativ kontorist ger stöd till handledare, chefer och chefer. Vanligtvis krävs att han är flexibel och delar upp sin tid eftersom de anställdas behov varierar. Även om han vanligtvis arbetar i en kontorsmiljö, kan han också utföra sitt administrativa ansvar i en produktion, industri eller tillverkning.

Det som vanligtvis skiljer en administrativ kontorist från en sekreterare är att hans jobb normalt sett är mer inriktat på att hålla den allmänna verksamheten smidigare än att hantera dagliga händelser. Han arbetar vanligtvis för mer än en person. I de flesta affärsmiljöer utför han i allmänhet sitt jobb med liten eller ingen direkt, daglig tillsyn.

En administrativ kontors uppgifter är starkt beroende av arten av det företag där han arbetar. I allmänhet förväntas han normalt planera och genomföra möten, schemalägga resor och transport och säkerställa optimal kommunikation mellan avdelningarna. Om de människor för vilka han arbetar hålls à jour med affärsverksamhet och utveckling anses han normalt sett vara framgångsrik.

Att hålla saker och ting smidigt kräver vanligtvis god datorkunskaper. En administrativ kontorist använder ofta olika program för att underhålla verkställande kalendrar, skapa kalkylblad och sammanställa rapporter. Hans onlinekunskaper krävs vanligtvis för att göra forskning på uppdrag av sina överordnade och upprätthålla e-postkommunikation med affärspartners. Han kan också behöva använda ordbehandlingsprogram för att skriva och redigera korrespondens och använda grafikprogram för att skapa visuella presentationer.

I vissa större företag kan en administrativ kontorist ofta krävas för att övervaka produktivitetsnivåerna i olika avdelningar och rekommendera ändringar för att förbättra effektiviteten. Dessa förslag kan inkludera bemanningsförändringar eller uppgradering eller byte av större kontorsmaskiner eller utrustning. En administrativ kontorist är också ofta ansvarig för att hålla lager av kontorsmaterial och förhandla avtal med leverantörer.

För att lyckas med denna position krävs vanligtvis stora organisatoriska och kommunikationsfärdigheter. Att stödja flera chefer och handledare kräver utmärkta tidsförvaltningsförmågor. Att hålla alla nöjda kräver generellt diplomati och takt från en administrativ kontorist.

Ett gymnasiet eller motsvarande krävs normalt för denna position, även om en lärarutbildning normalt föredras. Vissa företag kräver en kandidatexamen i liberal konst eller kommunikation. Det tros ibland att ju mer utbildad anställningsledaren är, desto mer utbildad måste den administrativa kontoristen vara. Erfarenhet som sekreterare eller kontorsassistent är bra att ta hänsyn till i denna position. Bakgrund i datorverksamhet och kontorsstöd betraktas som en tillgång.