Vad gör en administrativ kontorist?
En administrativ kontorist ger stöd till handledare, chefer och chefer. Han måste vanligtvis vara flexibel och dela sin tid eftersom behoven hos dessa anställdas varierar. Även om han vanligtvis arbetar i en kontorsmiljö, kan han också utföra sitt administrativa ansvar i en produktions-, industri- eller tillverkningsmiljö.
Det som vanligtvis skiljer en administrativ kontorist från en sekreterare är att hans jobb normalt är mer fokuserat på att hålla allmän verksamhet som går smidigt snarare än att hantera dagliga händelser. Han arbetar vanligtvis för mer än en person. I de flesta affärsatmosfärer utför han i allmänhet sitt jobb med liten eller ingen direkt, daglig övervakning.
Uppgifterna för en administrativ kontorist är mycket beroende av den verksamhet som han arbetar. I allmänhet förväntas han normalt planera och genomföra möten, schemalägga resor och transport och säkerställa optimal kommunikation mellan avdelningar. Om de människor som han wOrks hålls à jour med affärsverksamhet och utveckling, han anses normalt vara framgångsrik.
Att hålla saker som körs smidigt kräver vanligtvis goda datorkunskaper. En administrativ kontorist använder ofta olika program för att upprätthålla verkställande kalendrar, skapa kalkylblad och kompilera rapporter. Hans online -färdigheter krävs i allmänhet för att bedriva forskning för hans överordnade och upprätthålla e -postkommunikation med affärspartners. Han kan också behöva använda ordbehandlingsprogram för att skriva och redigera korrespondens och använda grafikprogramvara för att skapa visuella presentationer.
I vissa större företag kan en administrativ kontorist ofta krävas för att övervaka produktivitetsnivåer i olika avdelningar och rekommendera ändringar för att förbättra effektiviteten. Dessa förslag kan inkludera bemanningsändringar eller uppgradering eller ersättning av stora kontorsmaskiner eller utrustning. En administratörIstrative Clerk är också ofta ansvarig för att underhålla varulager av kontorsmaterial och förhandla affärer med leverantörer.
Att lyckas i denna position kräver vanligtvis stora organisatoriska och kommunikationsförmågor. Att stödja flera chefer och handledare kräver utmärkta tidshanteringsförmågor. Att hålla alla nöjda i allmänhet kräver diplomati och takt från en administrativ kontorist.
En gymnasieexamen eller motsvarande krävs normalt för denna position, även om en associerad examen normalt föredras. Vissa företag kräver en kandidatexamen i liberal konst eller kommunikation. Det antas ibland att ju mer utbildad anställningschef är, desto mer utbildad måste den administrativa kontoristen vara. Erfarenhet som sekreterare eller kontorsassistent hjälper till att övervägas för denna position. Bakgrund i datoroperationer och kontorsstöd betraktas som en tillgång.