Vad gör en administrativ chef?
En administrativ chef övervakar stödverksamheten för ett företag eller organisation. Även känd som kontorschef, det är den person som håller en avdelning eller ett företag som fungerar smidigt. Någon i denna position kan ge ledningsstöd till en viss avdelning eller avdelning eller till ett helt företag. Han eller hon kan också övervaka annan kontorist på ett kontor. De starkaste administrativa cheferna har detaljorienteringen för att hålla reda på all den dagliga verksamheten i ett företag tillsammans med starka analytiska färdigheter och en förmåga att arbeta med många olika typer av människor.
Kompetens
En person som arbetar i denna position måste vara mycket detaljorienterad, vilket kommer att återspeglas i hans eller hennes rapporter till handledare och samtidig hantering av flera scheman. De som arbetar i en tillsynsroll måste kunna leda team av andra människor effektivt och göra rätt bedömning när det gäller att avgöra om en handlingsplan ligger inom företagspolitiken. Dessutom måste alla som arbetar i den här positionen ha det bra med människor, eftersom han eller hon troligen kommer att hantera både yngre anställda och klienter. Han eller hon måste också kunna analysera information och fatta beslut utifrån hans eller hennes analys, eftersom administrativa chefer ofta måste hjälpa till att utveckla budgetar eller skriva rapporter om anställdas resultat.
Plikter och ansvar
På en given dag skulle en administrativ chef troligtvis täcka allmänna kontorsuppgifter, inklusive korrespondens, arkivering, schemaläggning och datainmatning, men han eller hon skulle också hjälpa till med underhåll av anläggningar och telefontäckning vid behov. Hans eller hennes analytiska och organisatoriska färdigheter skulle komma in i spelet när det gäller att implementera, underhålla och hantera företagets operativa system. Detta inkluderar att göra saker som att hantera budgeten för kontorsmaterial, använda databassystem och se till att trasiga kontorsutrustningar fixas eller byts ut. Ibland är en person i denna position fokuserad på en annan person i organisationen: till exempel kan han eller hon hantera en verkställande schema och e-post.
Tillsynsroll
Administrativa chefer som arbetar i större företag kan övervaka ett team av kontorister. I det här fallet gör han eller hon scheman för kontoret, tilldelar jobb till människor och ser till att de görs ordentligt. När speciella projekt dyker upp, är den administrativa chefen den som delar upp dem i steg och håller de som arbetar med projektet på rätt spår. Han eller hon måste också utföra utvärderingar av personalen och tillhandahålla utbildning eller vidta disciplinära åtgärder mot personal som inte utför korrekt.
Mänskliga resurser och andra specialiteter
I vissa företag kan en administrativ chef också uppfylla rollen som mänskliga resurser i en mängd medarbetarrelaterade uppgifter. Detta inkluderar att skriva upp kontrakt, behandla lön och rekrytera och utbilda anställda. I organisationer med några få administrativa chefer är var och en i allmänhet ansvarig för ett visst område eller specialitet. Till exempel kan ett verkställande kontor anställa en chef för att hålla reda på alla sina högre uppsättningar, en annan för att övervaka lönesystem och en annan för att övervaka det dagliga arbetet inom IT-avdelningen.