Vad gör en evenemangshanteringslärare?
En eventhanteringslärare arbetar under ledning av en evenemangschef för att säkerställa att alla aspekter av ett planerat evenemang går smidigt. Eventhantering är en term som används för att beskriva handlingen om att planera och genomföra evenemang, och många skolor erbjuder examen i hotell- och gästfrihetshantering för att utbilda evenemangschefer. Event Management Trainee samarbetar med evenemangschefen för att samordna temat, budget, mat, plats, musik, pressmeddelanden, säkerhet och många andra logistikaspekter som krävs när du är värd för ett evenemang.
Temat är vanligtvis det första objektet som diskuteras när evenemangschefer arbetar med en klient. Att förstå exakt vad klienten vill hjälper evenemangschefen och evenemangschefen Trainee vet var man ska börja. Praktikställningar involverar ofta att undersöka historien bakom temat för att uppnå historisk noggrannhet. Till exempel bör en borta med vinden kostympartiet inkludera antebellumklänningar och eventuellt till och med mat och musik från perioden. Event Manager Trainee researcHan är de normala artiklarna från den tidsperioden och ger evenemangschefen nödvändiga detaljer för att utveckla en plan.
budgetering är en annan viktig aspekt i evenemangsplanering. När temat är etablerat kommer evenemangschefen att diskutera budgettrösklar med klienten för att avgöra vilket utgiftsbelopp som finns tillgängligt. Traktikanten är sedan ansvarig för att begära offert från de olika leverantörerna, konsolidera informationen och ge evenemangschefen en rapport att granska. Beroende på slutrapporten kan förhandlingar krävas för att säkerställa att klientens behov tillgodoses. Praktikanten kan sitta i förhandlingar mellan evenemangschefen och antingen leverantörer eller klient för att lära sig hur förhandlingskonsten genomförs.
En eventhanteringslärare betraktas ibland som en "gopher" på grund av antalet tilldelade sista minuten. När evenemangsdagen närmar sig, många småaktiviteter som att ringa för att bekräfta leveranser eller verifiera R.S.V.P. Listan faller till praktikanten. Dagliga feedback -sessioner är vanliga där evenemangschefen och praktikanten körs genom en checklista för att säkerställa att alla aspekter hanteras i rätt tid.
På dagen för själva evenemanget har evenemangshanteringsläraren vanligtvis uppdraget att samordna bakom kulisserna med de olika leverantörerna. Mundane saker som att schemalägga parkering och lossning av zoner för leverantörerna samt bekräfta att de korrekta föremål som beställts levererades faller till praktikanten. När evenemanget har startat kan evenemangschefen vara en del av festligheterna och praktikanten kommer kontinuerligt att övervaka leverantörerna för att säkerställa att saker går smidigt.
När evenemanget avslutats kommer chefen och Event Management -praktikanten att arbeta med leverantörerna för att säkerställa att arenan är kvar i orörda skick och att allt material tas bort. Under dagarna efter evenemanget kommer praktikanten att arbeta för att returnera eventuella hyrda eller lånade föremåloch förbereda en rapport om de slutliga utgifterna. Chefen och praktikanten diskuterar alla problem som resulterade och bestämmer hur man ska hantera framöver. När de slutliga utgifterna har betalats, arkiverar praktikanten evenemangsrapporten och går vidare till nästa evenemang.