Vad gör en Event Management Trainee?
En lärare för en evenemangshantering arbetar under ledning av en evenemangschef för att säkerställa att alla aspekter av ett planerat evenemang går smidigt. Event management är en term som används för att beskriva handlingen för att planera och genomföra evenemang, och många skolor erbjuder grader i hotell- och gästfrihetshantering för att utbilda evenemangschefer. Arrangören för evenemangshantering samarbetar med evenemangschefen för att koordinera temat, budget, mat, plats, musik, pressmeddelanden, säkerhet och många andra logistikaspekter som krävs när du är värd för ett evenemang.
Temat är vanligtvis det första objektet som diskuteras när evenemangschefer arbetar med en klient. Att förstå exakt vad klienten vill hjälpa evenemangschefen och evenemangschefspedagogen att veta var de ska börja. Traineepositioner involverar ofta att forska historien bakom temat för att uppnå historisk noggrannhet. Till exempel bör en Gone with the Wind- kostymfest inkludera antebellumklänningar och kanske till och med mat och musik från perioden. Arrangören för evenemangschef undersöker de normala artiklarna från den tidsperioden och ger evenemangschefen de nödvändiga detaljerna för att utveckla en plan.
Budgettering är en annan viktig aspekt i planering av evenemang. När temat har fastställts kommer evenemangschefen att diskutera budgettrösklar med kunden för att bestämma vilket utgiftsbelopp som är tillgängligt. Läraren ansvarar då för att begära offert från de olika leverantörerna, konsolidera informationen och förse evenemangschefen med en rapport att granska. Beroende på den slutliga rapporten kan förhandlingar krävas för att säkerställa att kundens behov tillgodoses. Praktikanten kan sitta i förhandlingar mellan evenemangschefen och antingen leverantörerna eller klienten för att lära sig hur förhandlingskonsten bedrivs.
En händelsehanterare betraktas ibland som en "gopher" på grund av antalet tilldelade sista minuten-uppgifter. När dagen för evenemanget närmar sig faller många små aktiviteter som att ringa för att bekräfta leveranser eller verifiera RSVP-listan. Dagliga feedback-sessioner är vanliga där evenemangschefen och praktikanten går igenom en checklista för att säkerställa att alla aspekter hanteras i rätt tid.
På dagen för det faktiska evenemanget är praktikanten för evenemangshantering vanligtvis i uppgift att samordna bakom kulisserna med de olika leverantörerna. Mundane saker som schemaläggning av parkerings- och lossningszoner för leverantörerna samt bekräftelse av de korrekta beställda föremålen levererades faller till praktikanten. När evenemanget har börjat kan evenemangschefen vara en del av festligheterna och praktikanten kommer kontinuerligt att övervaka leverantörerna för att säkerställa att saker går smidigt.
När evenemanget är avslutat kommer chefen och evenemangshanteraren att samarbeta med leverantörerna för att se till att platsen lämnas i orörd skick och att allt material tas bort. På dagarna efter händelsen kommer praktikanten att arbeta för att returnera eventuella hyrda eller lånade föremål och förbereda en rapport om de slutliga utgifterna. Chefen och praktikanten diskuterar eventuella problem som resulterade och avgör hur man ska hantera framöver. När de slutliga utgifterna har betalats, registrerar praktikanten evenemangsrapporten och går vidare till nästa evenemang.