Vad gör en Event Manager?
En evenemangschef är vanligtvis involverad i planering och övervakning av evenemang som fester, mottagningar och konferenser. Beroende på evenemangschefens anställningssituation kan han arbeta för en säljares räkning, till exempel ett hotell eller annan plats där evenemang ofta hålls, eller kan arbeta oberoende av en viss leverantör. Mängden ansvar som evenemangschefer tar på sig varierar, men i många fall tar de huvudansvaret för logistiken för evenemanget och samordningen av alla leverantörer som kommer att bidra till evenemanget.
Även om många människor kan planera små fester och sociala sammanträden i sina egna hem kan det vara en betydande utmaning att samordna större evenemang, särskilt när flera tredjepartsleverantörer av varor och tjänster är inblandade. En bra evenemangschef kan arbeta med en värd eller värdinna för att få en förståelse för hans eller hennes vision för evenemanget, utvärdera budgeten och resurser som redan finns och sedan välja leverantörer som är lämpliga för evenemanget. På evenemangsdagen är en evenemangschef vanligtvis ansvarig för att se till att varor och tjänster levereras som utlovat och att evenemanget går smidigt.
Om en evenemangschef arbetar i en banketthall, hotell eller annan plats, kan hans roll vara något annorlunda än en oberoende evenemangschef. Många evenemangsplatser har strikt policy när det gäller användning av externa leverantörer, så en evenemangsplanerare i en sådan plats skulle i första hand fungera som ett samband mellan individen eller organisationen som vill vara värd för ett evenemang och fastighetens godkända eller interna leverantörer. Arrangemangsplaneraren kunde råda sin klient om lämpliga tjänster som behövs för evenemanget, såsom catering, blommor eller till och med ett dansgolv och DJ. Han skulle också se till att platsutrymmet anpassas korrekt för evenemanget och att cateringfirma och andra leverantörer och supportpersonal utför sina uppgifter efter behov.
Oberoende evenemangschefer kan å andra sidan bli belastade med ännu mer ansvar. Event manager kan vara ansvarig för att hitta en plats och sedan förhandla om kostnaderna för att hyra utrymmet och dess bekvämligheter. Om arenan tillåter tredjepartsleverantörer, till exempel cateringfirma och blomsterhandlare, kan evenemangsplaneraren också ansvara för att beställa mat och dekor till evenemangsrummet. Liksom andra typer av evenemangschefer kommer hon dock att ansvara för koordinering på plats dagen för evenemanget.