Vad gör en evenemangsförsäljningskoordinator?
En händelseförsäljningskoordinator anlitas vanligtvis för att organisera biljettförsäljningen för ett speciellt evenemang eller för att hantera försäljningsprocessen för företag som håller evenemang regelbundet. I båda fallen är evenemangsförsäljningskoordinatoren en integrerad del av händelsens ekonomiska framgång och måste vanligtvis uppfylla specifika försäljningsmål. Administration och kundservice är också stora delar av jobbet.
Specialevenemang har en finansiell struktur som förlitar sig på biljettförsäljningen. Inte bara behöver biljetter säljas, de måste vanligtvis säljas före evenemanget. Händelser förlitar sig vanligtvis på förskottets biljettförsäljning för att ge kassaflöde, så arrangörerna kan betala i förskott för resurser för att göra evenemanget till en framgång. Personen som samordnar biljettförsäljningen anses vara en av de viktigaste medarbetarna på den organiserande besättningen.
Med engångs specialevenemang är evenemangsförsäljningskoordinatoren vanligtvis ansvarig för att ta fram en biljettförsäljningsplan. Denna plan beskriver hur försäljningsprocessen kommer att fungera, hur man engagerar berörda parter och utsikter till nya marknader och den förväntade tidpunkten för kontantinflöden. Koordinatoren måste också övervaka den administrativa processen kring insamling av pengar, registrering av försäljning och bevis för köp.
Administration av försäljningsprocessen kan innebära att olika betalningsmetoder ställs in, säkerställa att betalning kan göras via Internet och bearbeta betalningen i ett elektroniskt gästhanteringssystem. Händelser har vanligtvis deltagarnivåer som kostar olika belopp. För ett evenemang är en av de viktigaste sakerna att säkerställa efter marknadsföring av biljettförsäljningen att personer som har betalat kan identifieras korrekt på rätt nivå för deltagande på evenemangsdagen. Allt detta faller vanligtvis under jobbbeskrivningen för händelseförsäljningskoordinator.
Försäljningskoordinatorer måste också leverera oklanderlig kundservice och hantera evenemangets baksida. Han måste se till att deltagarna går bort beredda att registrera sig för evenemanget igen året därpå, om det fortsätter årligen. Arrangörens försäljningskoordinator förenar pappersarbete, rapporterar om de slutliga försäljningssiffrorna och förbereder sig för nästa års försäljningsinsatser, om tillämpligt.
En annan typ av händelsesscenario som använder en försäljningskoordinator är cateringavdelningen i en restaurang eller hall. Dessa typer av anläggningar serverar grupper som reserverar tjänster för speciella tillfällen. I det här scenariot är händelseförsäljningskoordinatoren alltid upptagen med en ny grupp, snarare än med en engångs speciell händelse. Han ansvarar för att boka grupper och hantera försäljningen av mat och dryck när de anländer. Koordinatoren ser till att maten som äts faktureras korrekt till kunden och förenar händelsen med kontantintaget i slutet av dagen.