Vad gör en händelsespecialist?
En händelsespecialist är en erfaren professionell som hanterar eller övervakar alla detaljer som går till planering av ett evenemang. Dessa detaljer inkluderar allt från att hitta den perfekta platsen till att välja vilken typ av rätter och bestick som ska användas. Jobbet kräver långa timmar, extrem uppmärksamhet på detaljer och utmärkta organisationsförmågor.
Jobbet som en händelsespecialist är extremt krävande och kräver ofta långa timmar, särskilt de sista dagarna fram till ett evenemang. Specialister arbetar med kunder för att bestämma deras behov och förväntningar och strävar efter att överträffa dessa förväntningar. I evenemangsplaneringsbranschen är word of mouth-reklam oerhört värdefullt, och en lycklig kund kommer att vidarebefordra specialistens namn till andra potentiella kunder precis som en olycklig klient kommer att sprida ordet och eventuellt förstöra en händelsespecialists rykte. Av denna anledning måste varje del av planen ha en säkerhetskopia om något skulle gå fel, till exempel att en restaurang tappar bort i sista minuten.
Organisationsfärdigheter är ett måste för en evenemangsplanerare, eftersom själva jobbet består av att organisera många små detaljer i en stor bild. Specialister ansvarar för att anställa alla, från catering till underhållning. De ordnar gästhögtalare, ser till att de viktigaste gästerna har bästa möjliga boende och transport till evenemanget och håller kostnaden för hela evenemanget inom klientens budget. Att ordna och underhålla alla detaljer kräver också noggrann journalföring och forskningsförmåga.
En framgångsrik händelsespecialist har ofta många kontakter inom evenemangsplaneringsindustrin, inklusive livsmedelsservice, gästfrihet, underhållning och tryckindustri. Att upprätthålla en god affärsrelation med kontakter är ett helårsjobb, men det lönar sig ofta eftersom specialisten kan använda dessa kontakter för att skapa både planer och säkerhetsplaner. Att delta i konferenser och andra evenemang är ett bra sätt för en händelsespecialist att träffa nya kontakter och samla nya idéer om eventplanering i allmänhet.
Utbildningskraven för en händelsespecialist varierar. Stora företag som vill anställa personal specialister föredrar ofta kandidater med högskoleutbildningar, även om många års erfarenhet av att arrangera framgångsrika evenemang kan åsidosätta detta krav. De med grader har ofta dem inom ett område som marknadsföring, PR eller gästfrihet. De flesta evenemangspecialister börjar arbeta för någon annan tills de får tillräckligt med erfarenhet för att starta sina egna företag.
Lönen till en händelsespecialist varierar betydligt beroende på erfarenhet, plats och arbetsbelastning. Arbetet kanske inte alltid är stabilt; en specialist kan ha back-to-back-händelser i tre månader, sedan inga händelser under flera månader. Medan händelsespecialister som arbetar på anställda i ett enda företag kan få regelbundna lönecheck, får de som arbetar för sig själva betala på ett mycket mer oberäknat schema och måste använda goda pengar för att se till att det håller igenom torra trollformler i arbetet.