Vad gör en verkställande assistent?

En verkställande assistent ägnar sin karriär åt att hjälpa en företags tjänsteman, vanligtvis genom att tillhandahålla en kombination av professionell rådgivning och administrativt stöd.Medan ansvaret för arbetet varierar beroende på kulturen som råder i ett visst företag, finns det några grundläggande uppgifter som alla assistenter utför.De flesta av dessa är relaterade till sekretariatsarbete, schemaläggning och kontakter.Många chefer behandlar sina assistenter som sina människor för idéer, rekommendationer och konfidentiell hjälp, och de hjälper till med allt från fotokopiering till pressmöten.

Hierarki

Företag med verkställande assistenter tilldelar vanligtvis en assistent per verkställande direktör.Assistenten ansvarar för hantering av uppgifter som delegeras av verkställande direktören som fungerar som hans eller hennes omedelbara handledare.I många fall har assistenter skrivbord precis utanför sina chefernas kontor för att vara så tillgängliga som möjligt.

Exekutiva assistenter svarar vanligtvis på endast deras namngivna överlägsna.De fungerar som den här personens förtroende och kontorsbeläggare.Allt som den verkställande behöver gjort, gör assistenten.De kan följa sina verkställande till affärsmöten och ansvarar för att veta detaljer om andra deltagare.Beroende på verkställande behov kan assistenter också komma med på företagsresor.I denna kapacitet är assistenten vanligtvis ansvarig för att hantera verkställande schemat, ordna möten och se till att han eller hon har läst rätt informationsmaterial och är redo att göra några presentationer eller kommentarer som behövs.

Kontoriska uppgifter

Inte allt om jobbet är lika glamoröst som resor och högprofilerade möten.Många av en verkställande assistents dagliga uppgifter är kontoristiska.Assistenter är vanligtvis ansvariga för att hantera sina överordnade pappersarbete.Detta inkluderar post, korrespondenser mellan kontor och grundläggande arkivering.Assistenten kan också uppmanas att hantera en kalender, hålla reda på mötetider, officiella möten och viktiga kontakter.

Ledningskrav

Beroende på företagets struktur och storlek kan en verkställande assistent ha en eller flera assistenter för sig för att hjälpa till med arbetsbelastningen.Dessa är vanligtvis sekreterare eller fler postnivå Clerical Associates.Verkställande assistenten är vanligtvis ansvarig för att hantera sina uppgifter och delegera uppdrag till dem efter behov.

I de flesta fall har företagsledaren lite till inget att säga över sekretariatsstrukturen som hans eller hennes assistent skapar.Beslut om disciplin, lovord och höjningar överlämnas ofta till assistentens bedömning, ofta i samråd med företagets personalavdelning.

Utbildning och erfarenhet

Att säkra ett verkställande assistentjobb kräver vanligtvis en kombination av utbildning och praktisk erfarenhet.I allmänhet förväntar sig chefer att deras assistenter ska vara experter på företagets policyer och rutiner samt skickliga med grundläggande kontorsfunktioner.Det är inte ovanligt att en anställd blir verkställande assistent efter att ha arbetat i en annan position inom företagets struktur.Många sekreterare på lägre nivå, till exempel, går vidare till verkställande assistentstatus efter flera års starka jobbprestanda.

De flesta företag föredrar att assistenter har en grad av någon typ.Kurs i ledning, mänskliga resurser eller till och med sociologi kan vara fördelaktigt, men vanligtvis helt enkelt att hålla en examen i något är tillräckligt.Företagens anställningschefer ser ofta högskoleutbildning som mer ett märke av prestige och övergripande intellekt än som en källa till specifik jobbrelaterad kunskap.

Detta är dock inte att säga att en högskoleexamen måste bli verkställande assistent.I många fall är erfarenhet viktigare än formell utbildning.Även om det kan vara svårt att bli anställd på Executive Level ImmeDödligt efter gymnasiet kan någon med bara ett gymnasieexamen som har tillbringat ett antal år att arbeta som medlem av supportpersonal i en företagsmiljö vara den mest övertygande kandidaten.Företag är ofta mer intresserade av hur väl en kandidat kan utföra jobbet än de skolor som nämns på ett CV.

Prestige och fördelar

Exekutiva assistenter betraktas vanligtvis som något elit, åtminstone när det gäller att stödja personal.De tenderar att ha privilegier som inte delas av andra administrativa assistenter, både vad gäller resurser och lön.I vissa företag kan en verkställande assistent med en lång tid vara berättigad att delta i pensionsprogram eller andra förmåner som inte är tillgängliga för anställda i mindre positioner.

Förhållande till personliga assistenter

I vissa fall kan verkställande assistenter också utföra vissa personliga uppgifter, till exempel att plocka upp kemtvätt eller göra semesterarrangemang för ett familjens husdjur.Dessa är dock inte normala jobbförpliktelser.För det mesta är dessa typer av icke-kontorjobb uppgifterna för en personlig assistent.Det kan vara lätt att förvirra personliga och verkställande assistenter, även om det arbete de gör är tekniskt distinkt.En verkställande assistents enda officiella roll är att hjälpa en överlägsen att lyckas med jobbet.En personlig assistent är å andra sidan vanligtvis ansvarig för att hjälpa en viktig person att organisera sitt liv i allmänhet, både personligen och professionellt.