Vad gör en verkställande assistent?
En verkställande assistent ägnar sin karriär åt att hjälpa en företagstjänsteman, vanligtvis genom att ge en kombination av professionell rådgivning och administrativt stöd. Medan ansvarsområdena i arbetet varierar beroende på den kultur som råder i ett visst företag, finns det några grundläggande uppgifter som alla assistenter utför. De flesta av dessa är relaterade till sekretariatsarbete, schemaläggning och kontakthantering. Många chefer behandlar sina assistenter som sina besökare för idéer, rekommendationer och konfidentiell hjälp, och de hjälper till med allt från fotokopiering till pressmöten.
Hierarki
Företag med verkställande assistenter tilldelar vanligtvis en assistent per verkställande direktör. Assistenten ansvarar för att hantera uppgifter som delegeras av den verkställande direktören som fungerar som hans eller hennes omedelbara handledare. I många fall har assistenter skrivbord precis utanför deras chefs kontor för att vara så tillgängliga som möjligt.
Exekutivassistenter svarar vanligtvis endast på den namngivna överordnade. De fungerar som denna persons förtroende och kontorist. Allt som den verkställande behöver göra gör assistenten. De kan följa deras verkställande till affärsmöten och ansvarar för att få information om andra deltagare. Beroende på chefens behov kan assistenter också följa med på företagsturer. I denna egenskap är assistenten vanligtvis ansvarig för att hantera verkställande direktörens schema, arrangera möten och se till att han eller hon har läst rätt informationsmaterial och är redo att göra eventuella presentationer eller kommentarer.
Geistliga skyldigheter
Inte allt om jobbet är lika glamoröst som resor och högprofilerade möten. Många av den verkställande assistentens dagliga uppgifter är geistliga. Assistenter är vanligtvis ansvariga för att hantera sin överordnade pappersarbete. Detta inkluderar post, korrespondenser mellan kontor och grundläggande arkivering. Assistenten kan också kallas att hantera en kalender, hålla reda på mötetider, officiella möten och viktiga kontakter.
Ledningskrav
Beroende på företagets struktur och storlek kan en verkställande assistent ha en eller flera egna assistenter för att hjälpa till med arbetsbelastningen. Dessa är vanligtvis sekreterare eller fler intressekonstnärer. Den verkställande assistenten är vanligtvis ansvarig för att hantera sina uppgifter och delegera uppdrag till dem vid behov.
I de flesta fall har företagsledaren lite eller inget att säga om den sekretariatsstruktur som hans eller hennes assistent inrättar. Beslut om disciplin, lovord och höjningar överlämnas ofta till assistenten, ofta i samråd med företagets personalavdelning.
Träning och erfarenhet
Att säkra ett verkställande assistentjobb kräver vanligtvis en kombination av utbildning och praktisk erfarenhet. I allmänhet förväntar chefer att deras assistenter ska vara experter på företagets policyer och rutiner såväl som skickliga med grundläggande kontorfunktioner. Det är inte ovanligt att en anställd blir verkställande assistent efter att ha arbetat i en annan position inom företagets struktur. Många lägre sekreterare går till exempel till verkställande assistentstatus efter flera års starka arbetsprestationer.
De flesta företag föredrar att assistenter har en viss grad. Kurser i ledning, mänskliga resurser eller till och med sociologi kan vara fördelaktigt, men vanligtvis är det helt enkelt att hålla en examen i något . Företagsanställningschefer ser ofta högskoleutbildningen som mer ett märke av prestige och övergripande intellekt än som en källa till specifik jobbrelaterad kunskap.
Detta betyder inte att en högskoleexamen krävs för att bli verkställande assistent. I många fall är erfarenhet viktigare än formell utbildning. Även om det kan vara svårt att få anställning på verkställande nivå omedelbart efter gymnasiet, kan någon med bara ett gymnasieexamen som har tillbringat ett antal år arbeta som medlem av supportpersonal i en företags miljö vara den mest tvingande kandidaten. Företagen är ofta mer intresserade av hur väl en kandidat kan utföra jobbet än de skolor som heter på ett CV.
Prestige och fördelar
Exekutiva assistenter anses vanligtvis vara lite elit, åtminstone när det gäller supportpersonal. De tenderar att ha privilegier som inte delas av andra administrativa assistenter, både när det gäller resurser och lön. I vissa företag kan en verkställande assistent med en lång tjänstgöring vara berättigad att delta i pensionsprogram eller andra förmåner som inte är tillgängliga för anställda i mindre positioner.
Förhållande till personliga assistenter
I vissa fall kan verkställande assistenter också utföra vissa personliga uppgifter, som att plocka upp kemtvätt eller göra semesterarrangemang för ett familjens husdjur. Detta är dock inte normala jobbskyldigheter. Oftast är dessa typer av icke-kontorsjobb en personlig assistent. Det kan vara lätt att förvirra personliga och verkställande assistenter, även om arbetet som de gör är tekniskt distinkt. En verkställande assistents enda officiella uppgift är att hjälpa en överlägsen lyckas på jobbet. En personlig assistent är å andra sidan vanligtvis ansvarig för att hjälpa en viktig person att organisera sitt liv generellt, både personligen och professionellt.