Vad gör en kostnadsadministratör?

En kostnadsadministratör verifierar kostnadsrapporterna för ett företag och betalar till lämpliga individer eller företag efter verifiering och hantering av missbruk av medel. Han ser till att alla räkningar är nödvändiga och korrekta, vilket förhindrar orimliga eller obehöriga utgifter och inkomstförlust. Det är också hans ansvar att föra detaljerade register, både elektroniska och icke-elektroniska, över kvitton och betalningar.

Varje företag har specifika policyer och former som krävs för att göra betalningar och återbetalningar. Eftersom nya anställda eller tjänsteleverantörer inte alltid känner till dessa policyer och former, förklarar eller tillhandahåller kostnadsadministratören dem. Han svarar också på eventuella förfrågningar om policyer och formulär vid behov, till exempel om en viss kostnad är berättigad till företagens återbetalning.

Av skattemässiga och juridiska skäl samlar in administratörerna fakturor och kvitton med hjälp av dokumentationen för att säkerställa att det belopp som ska betalas är motiverat och korrekt. Kostnadsadministration är nära kopplat till lönebehandling och görs ofta av samma person, så många administratörer verifierar tidskort. De samlar också in andra data som behövs för korrekt betalning, till exempel bankruttningsnummer eller adresser.

När kostnadsadministratören har verifierat att en utgift är legitim, måste han hålla ett register över utgifterna. Ofta innebär detta att kopiera och lägga in dem i en företagsfil, men det innebär också att man skriver in utgifterna i ett datoriserat system och kodar alla utgifter för att säkerställa korrekt budgetfördelning och skattebehandling.

Kostnadshantering är en komplex process, och fel kan och kan uppstå. Till exempel kan en anställd fylla i en utgiftsrapport felaktigt, eller administratören kan av misstag godkänna en betalning till fel konto. När dessa fel inträffar måste administratören hitta källan eller orsaken till felet, meddela de drabbade och vidta åtgärder för att åtgärda problemet.

Företagets ideal är att alla anställda behandlar företagets medel och fastigheter med respekt, men i själva verket försöker en del anställda få ett företag för att täcka utgifter som inte är företagets ansvar eller som är högre än nödvändigt. När en administratör upptäcker att någon har gjort detta, vidtar han lämpliga åtgärder enligt företagets policy, såsom att ge ut en muntlig varning eller lämna in bevis för missbruket till högre tjänstemän. Detta gör inte alltid administratören populär bland anställda, men det är avgörande för administratören att verkställa företagets policyer om ledningen ska behålla en aura av myndighet.

Ibland när en kostnadsadministratör tar en ny position, eller när företagets omständigheter förändras, ser han sätt på vilket det nuvarande systemet för att administrera företagsmedel inte är så effektivt som det kan vara. Som en typ av manager ska administratören identifiera områden som kan använda förbättringar och brainstormer om sätt att ändra kostnadsstrategi eller verktyg. Företag kan kräva att han lämnar formella förslag för eventuella ändringar och presenterar sina idéer för aktieägare eller styrelseledamöter.

I vissa företag är försäkringsfrågor också inom kostnadsadministratörens ansvarsområde. Till exempel kan de behöva ordna betalningar för försäkring på företagets fordon, eftersom försäkringsleverantörer måste betalas för tjänster som liknar andra leverantörer. I dessa fall har administratören kontakt med försäkringsbolagen och eventuella tredje parter.