Vad gör en kontorassistent?
Kontorsassistent är en vag term som kan beskriva många olika typer av jobb som arbetas på ett kontor. Det kan ibland användas synonymt med ord som administrativ assistent, eller det kan hänvisa till kontorsstödpersonal som hjälper arbetet med administrativa assistenter, verkställande assistenter eller sekreterare. Den genomsnittliga kontorsassistenten kan arbeta med många olika jobb i kontorsmiljön och behöver i allmänhet grundläggande kontorsfärdigheter för jobbet.
En kontorsassistent av denna sista typ kan göra något av följande jobb:
- Svara telefoner
- Arkivera och organisera information
- Ta meddelanden
- Springa ärenden
- Typ
- Gör datainmatning eller ordbehandling
- Arbeta för att stödja annan kontorspersonal
- Använd kontorsutrustning som kopiatorer eller faxmaskiner
- Använd specifika program som Microsoft Word®, Excel® eller Access®
- Ge kundsupport
- Hjälp med kontorsredovisning
Mer avancerade kontorsassistenter kan vara ansvariga för att driva ett kontor, direkt stödja chefer och övervaka andra kontorsanställda. När stöd till chefer eller anställda på hög nivå är mer direkt kan kontorsassistenten kallas administrativ eller verkställande assistent. Om kontorsassistenten övervakar andra anställda kan han eller hon kallas en kontorschef.
Ofta måste kontorsassistenter vara "jack of all trades" -anställda. De måste ha bra skrivfärdigheter, vara villiga att ta order från andra anställda, vara redo att arbeta i olika kapaciteter och ha åtminstone början kunskap om typisk kontorsprogram. Arbetet kan variera från dag till dag och kan bero på kontors nuvarande behov. Du kanske skriver in data en dag, arkiverar nästa och faxar eller skickar reklammaterial på en annan dag. Ibland om kontoret är kundtjänstbaserat kan i vilken utsträckning du är upptagen bero på kundtrafik.
En kontorsassistent kan ha genomfört certifikatprogram genom handelsskolor eller samhällskolor. Andra har gymnasieexamina, och få saknar till och med det. De viktigaste färdigheterna som är eftertraktade är förmågan att skriva snabbt och exakt, goda telefoner, goda färdigheter och demonstrerade förmåga att vara organiserade. Andra företag vill se till att du kan arbeta med kontorsprogramvara, och vissa företag kräver att du testar sådan programvara för att visa kapacitet.
När kontorassistenter verkligen är direkta assistenter till yrkesverksamma kan deras jobb vara mer fokuserade. De kommer i huvudsak att göra vad kontorsuppgifter som behövs så att proffsen inte behöver. Administrativa och verkställande assistenter tenderar att ha mer erfarenhet av kontorsprogramvara och fungerar ofta som klienter för kunder och deras chefer. De kan hantera kontor och anställa och hjälpa brandkontorassistenter som kan hjälpa dem med deras arbete för att stödja den professionella.
Eftersom termen kan betyda så många saker kan löneområdet också variera. Kontorsassistenten med minimal kontorsförmåga kan göra lite över minimilönen. Administrativa assistenter kan beordra en högre lön med en genomsnittslön i intervallet 30 000 US dollar (USD). Många tjänar mycket mer än detta beroende på deras erfarenhet och jobbansvar.