Vad gör en kontorsledare?

Beroende på typ av kontor kan en kontorsledare ha många olika jobbansvar. Vanligtvis är en kontorsledare ansvarig för att hantera annan kontorspersonal samt att driva kontoret, inklusive uppgifter som att skapa scheman, anställa och utbilda nya anställda och underhålla kontorsmaterial och utrustning, bland andra. Handledaren för ett kontor kommer vanligtvis att rapportera till den övre ledningen.

En kontorsledare kan arbeta i alla medelstora till stora kontor med ett antal kontorsadministrativ personal. Han eller hon kommer att behöva ha utmärkta organisatoriska färdigheter samt förmågan att arbeta bra med andra människor och tillhandahålla kundservice vid behov. En handledare måste kunna skapa arbetsscheman som tillgodoser verksamhetens behov samt ta hänsyn till anställdas förfrågningar, till exempel för semester eller sjuktid. En handledare kan också behöva schemalägga möten eller andra företagsevenemang, samt ta mötesprotokoll.

Det är viktigt att en kontorsledare vet och förstår alla kontorets funktioner och behov. Han eller hon måste kunna överföra denna information till andra anställda och förstå hur mycket tid varje enskild uppgift ska ta. Eftersom en kontorsledare kan bli ombedd att hjälpa ledningen i att anställa nya anställda, är det nödvändigt att ha en klar uppfattning om de färdigheter som krävs för att lyckas i en viss kontorsmiljö. Det är också nödvändigt att se till att jobbuppgifterna inte dupliceras och att varje anställd är nödvändig.

Dagligen måste en handledare se till att varje anställd håller sig vid uppgiften och upprätthåller företagets policy för frågor som beteende och klädkod. Om det uppstår problem mellan anställda eller med klienter eller kunder, måste en handledare vara till hands för att lösa problemet. En kontorsledare kommer också att behöva underhålla utrustningen på kontoret, t.ex. kopieringsmaskiner eller datorer, samt hålla reda på leveranser som behöver beställas.

Andra uppgifter kan inkludera bokföring, bokföringsuppgifter, underhålla ett filsystem, svara på telefoner och ta emot och skicka kontorspost, bland andra. Varje kontor kan kräva en annan kombination av uppgifter från sina handledare och administrativa personal, och en handledare måste kunna göra sitt jobb samtidigt som det är en bra ledare för andra anställda. Det är viktigt att en handledare kan lyssna på de andra anställdas oro, idéer och förslag, innovera sätt att lösa problem och vidarebefordra viktiga oro till överledningen.