Vad är en skivhållare?

En skivhållare är en kontorsanställd som arbetar med, organiserar och lagrar information som rapporter, filer, mötesprotokoll, bokar och diverse korrespondenser. Han eller hon ansvarar för att hålla journaler ordnade såväl som lättillgängliga för andra arbetare, eller utanför parter som advokater som kan behöva informationen. Ett företags finansiella böcker, filer och kvitton måste förvaras i en aktuell ordning av en skivinnehavare för skatteändamål.

Skatteregister måste upprätthållas och ständigt uppdateras på ett grundligt sätt, inklusive uppdelningar av utgifter. Finansiella poster såsom kvitton behövs för att bevisa informationen om företagets skattedeklarationer. Förvaltning av finansiella poster är indelad i huvudkategorier av fordringar och betalningar. Kundfordringar är betalning som görs av kunderna medan transaktioner som betalas är utrustning och andra föremål som företaget köper.

En rekordförare måste hålla en lista över klienter som är försenade i sina betalningar, eftersom detta står för ett underskott eller minskning av vad företaget borde ha fått för betalningar enligt dess fakturering. Fakturor utfärdas när en kund får en vara eller tjänst och numreras i ordning i följd. Kontantkunder betalar fakturor omedelbart, medan de med kreditkonton betalar sitt konto totalt varje månad eller annat avtalat schema. Förare måste vara säkra på att alla fakturor redovisas. eventuella avbrutna kundbeställningar markeras som "ogiltiga" medan uttalanden utfärdas till kreditkunder. Uttalanden är dokument som skickas regelbundet till kreditkunder som innehåller de belopp de har eller inte har betalat för fakturor på sina kreditkonton.

Rekordmästare kategoriserar kontanter, försäljning, lön och företagsköp till lätt att hitta information som passar in i ett övergripande system, t.ex. datoriserad bokföringsprogram. I datoriserade redovisningssystem kan registeransvariga vara ansvariga för att ladda ner ett företags bankinformation till program. Säkerhetskopiera filer i händelse av brand eller annan nödsituation är ett annat gemensamt ansvar. I vissa fall kan en rekordhållare fortfarande behöva lämna in vissa kvitton och föremål i en styrd bok. Rekordförare ansvarar ofta för småkassa och hålla reda på inköp av kontorsmaterial.

En effektiv skivhållare organiserar och arkiverar artiklar dagligen snarare än att låta kvitton och information staplas upp. Sådan daglig journalföring är en huvuddel i denna typ av kontorsarbetares jobb, men annat administrativt arbete kan tilldelas. Inspelare tar ofta minuter vid mötena innan de distribuerar och senare lagrar informationen.