Vad är en resesekreterare?
En resesekreterare arbetar administrativt i en byrå eller ett företag. Han eller hon kan också kallas resekontorassistent. Resesekreterare samordnar reseplaner för kunder under övervakning av en agent och besvarar ofta telefoner och betjänar kunder. Om en sekreterare ordnar resor för företagsledare, förbereder han eller hon också resplaner eller scheman.
I ett resebyrå är sekreterare ofta ansvariga för att följa med licenskrav och andra pappersarbete som behövs för att upprätthålla verksamheten. Även om en resesekreterare kan svara på telefonen och distribuera e-post, råder han eller hon också kunder och borde förstå alla aspekter av turistnäringen. Denna grundliga kunskap hjälper till att lösa problem för människor som försöker samordna flyg och hotell. Vissa resesekreterare hjälper till att skapa informationsbroschyrer för kundanvändning.
Om de arbetar för företag, organiserar resesekreterare ofta alla detaljer om chefsresor. En företags resesekreterare kan hantera planeringen för mässor och konferenser. För de flesta affärssekreterare försöker man spara företagets pengar när man bokar rum och transport.
Yrkesskolor eller samhällskolor har ofta program relaterade till resetyper av sekreterarkarriärer, även om dessa program kanske inte erbjuds lika ofta som andra typer av sekretariatsspecialiteter som juridiska och medicinska. Skolprogrammen kan innehålla ett praktikavsnitt där en student praktiserar som resesekreterare. Resesekretariatsprogram är tillgängliga både online och personligen. Dessa program är vanligtvis mindre än ett år att slutföra och innehåller ofta flera examina som måste godkännas för att få ett intyg.
Resebokningsprogramvaran måste behärjas av sekreterare. En resesekreterare måste ha utmärkta datorkunskaper och kunna samordna många detaljer. Till exempel, om mer än ett flygbolag behövs för en klients resa, måste sekreteraren innehålla instruktioner för anslutande flyg. Planering av anslutningar med minimal väntetid är också nödvändigt för god kundservice.
Personer som är resesekreterare kan arbeta heltid eller deltid. De kan resa till affärsmöten ibland såväl som för sina personliga semestrar. Att bygga goda arbetsrelationer med andra inom resebranschen, såsom flygbolagrepresentanter och researrangörer, kan hjälpa sekreterare att skapa värdefulla resepaket för kunder. I den ansträngningen hjälper de resebyråerna att låta deras byrå erbjuda kunderna bästa möjliga erbjudanden och resealternativ. I vissa byråer kan en resesekreterare specialisera sig i ett område, t.ex. semesterturer, medan en agent kan hantera andra paket.