Vad är en informationskontor?
Titeln ”informationskontor” ger en antydning om ansvaret för en person i denna position. En informationskontor kan beskrivas som en person genom vilken information flyter. Detta inkluderar både inkommande information, som telefonsamtal och meddelanden, och utgående information, som e-post och företagsinformation. Hon är också en person som hanterar information genom uppgifter som organisering, arkivering och distribution av dokument.
En informationskontors specifika uppgifter kan variera. Dessa är ofta baserade på verksamheten och branschen där en person med denna position arbetar. De flesta informationsansvariga utför uppgifter som kollektivt kan beskrivas som grundläggande kontoristiska funktioner. Detta innebär att en person som är intresserad av att få en sådan position kanske vill bekanta sig med viss kontorsutrustning. Enligt Bureau of Labor and Statistics (BLS) använder informationsmyndigheterna telefon, persondatorer och andra elektroniska enheter för att skicka e-post- och faxdokument.
Telefoner är i allmänhet en viktig del av en informationskontorets jobb. En betydande del av hennes tid kan ägnas åt att ta emot telefonsamtal. Telefoner som normalt används av människor i dessa positioner är inte som de som finns i en inhemsk miljö. Dessa maskiner kommer sannolikt att utformas för att rymma flera linjer, överföring av samtal och kommunikation mellan kontor. Det är också troligt att en person i den här positionen kommer att behöva bli skicklig i att arbeta med svarstjänster för att hantera samtal som avlyssnas på detta sätt.
Datorkunskaper är vanligtvis viktiga för en informationsansvarig. Den som planerar att arbeta i en sådan position ska vara bekant med populär ordbehandlings- och kalkylprogram. Vissa jobb kan kräva andra datorkunskaper som databashantering, schemaläggning eller kalenderapplikationer och branschspecifika program.
Faxmaskiner är utrustningar som gör det möjligt att överföra dokument via telefonlinjer. Informationsansvariga ges ofta ansvaret för att både skicka och ta emot information på detta sätt. Samtidigt har dessa personer ofta ansvaret för att acceptera och skicka dokument och paket genom e-post, kurir och posttjänster. Detta belyser behovet av en person i denna position att ha starka organisatoriska färdigheter och att vara en multi-tasker.
En informationskontors kontorsuppgifter avbryts ofta av hennes ansvar att interagera med allmänheten. En person i denna position kan vara den första kontaktpunkten med kunder och andra personer som besöker ett företag. Det kan vara hennes uppgift att avgöra om och när en person kan få tillgång till andra individer i organisationen.