Vad är kontrakthantering?
Termen avtalshantering används vanligtvis i upphandlings- eller inköpsavdelningar. Som en del av upphandlingsavdelningens ansvar förhandlar chefen, accepterar och tecknar kontrakt med leverantörer av varor och tjänster till organisationen. Kontrakthantering är processen för att säkerställa att leverantören respekterar sina förhandlade avtalsvillkor. Även om upphandlingens roll i förhandlingsprocessen är en väsentlig del av en kostnadshanteringsprocess, är kontrakthantering där de faktiska besparingarna uppnås eller missas.
Effektiva kontrakthanteringsmetoder resulterar i lägre driftskostnader, effektiva tjänster och en starkare förhandlingsposition under nästa förhandlingsrunda. Kontraktshantering inkluderar att säkerställa överensstämmelse med kontrakt, fungera som den primära kontakten för frågor relaterade till service och tvistlösning, samt hantering av betalningar eller klausuler som förhandlas fram till kontraktet. I allmänhet kan kontrakthantering delas upp i tre huvudområden: trösklar, rabatter och klausuler om prestanda.
Tröskel är en term som används för att definiera specifika mål för dollarutgifter, transaktioner eller köpta enheter. Dessa trösklar är vanligtvis knutna till dollarrabatter på inköpspriset och baseras ofta på antalet beställningar som mottagits inom en viss tidsperiod. Som en del av förhandlingsprocessen används trösklar ofta för att kräva ännu djupare rabatter än vad leverantören normalt skulle ge. När volymen ökar har leverantören motivation och kapacitet att sänka priset, eftersom dess kostnader minskar.
Rabatter används som belöning eller incitament för leverantören att uppfylla specifika mål. Till exempel kan ett bageri förhandla om att köpa en specifik mängd mjöl under en viss tidsperiod. Eventuella ytterligare, icke schemalagda förfrågningar som avslutas inom en viss tidsperiod är berättigade till rabatt till leverantören. Fakturan är för standardbeloppet, men rabatten beräknas och betalas tillbaka till leverantören som belöning för att tillgodose ett omedelbart behov. Denna flexibilitet finns ofta i tidskänsliga miljöer, där kontraktet avser ett standardleveransschema, men ytterligare flexibilitet behövs för att möta verksamhetens krav.
Prestandaklausuler är baserade på mätbara objekt som är avgörande för verksamhetens verksamhet. Vanliga klausuler är baserade på leverans inom en viss tidsram, fakturering inom ett fastställt datumintervall, leveransdatum för riktmärken och andel av slutförande för byggprojekt. Syftet med en prestationsklausul är att sätta upp en accepterad mätmetod mellan leverantören och kunden. Dessa klausuler är ofta bundna till påföljder eller belöningar, beroende på bransch.
Effektiv kontrakthantering involverar daglig aktivitetsspårning, prestationshantering och uppföljning med leverantören. Endast genom en aktiv kontrakthanteringsprocess kan företaget kräva några fördelar som ingår i kontraktet. Dessa fördelar kan omfatta klausuler om tidig utgåva, ytterligare betalningsminskningar och andra påföljder.