Vad är evenemangsplanering?

Arrangemangsplanering innebär att organisera och ordna alla många detaljer som går in i ett evenemang, till exempel en affärspromotion, födelsedagsfest eller insamling. Branschen har vuxit enormt under de senaste 10 till 15 åren, och nyligen visad forskning visar att nästan 500 miljarder dollar (USD) spenderas varje år på planerade evenemang runt om i världen. Denna tillväxt beror på förbättrad ekonomi och trenden mot att företag ska outsourcera sina mötes- och planeringsfunktioner.

Många olika affärs- och sociala tillfällen kan dra nytta av detaljerad planering. Varje evenemang kan komma under en rubrik, som fester, befordringar, jubileer eller utbildning. Fester kan inkludera parader, bröllop, födelsedagar och årsdagar. Kampanjevenemang kan vara politiska samlingar, produktlanseringar och modevisningar. Jubileumsevenemang inkluderar medborgarhändelser och minnesmärken. Utbildningsevenemang kan vara möten, examen och konferenser.

Arrangörer måste hantera flera uppgifter för att göra evenemanget framgångsrikt. En planerare kan vara involverad i att hitta en webbplats för evenemanget, skapa en design för det och genomföra forskning om personer som begär händelsen. Arrangemangsplanering innebär också att ordna dekor, mat och underhållning. Att skicka ut inbjudningar och ordna boende kan också vara en planerares ansvar. Hans eller hennes uppgifter kan också omfatta övervakning på platsen och samordning av evenemangspersonalen.

Anledningen till att företag eller enskilda anställer en evenemangsplanerare är för hans eller hennes erfarenhet inom detta specifika område. Planering och evenemang är ett tidskrävande företag och ibland stressande. Till exempel kan en bröllopsdag vara tillräckligt stressande för bruden utan att behöva oroa sig för att cateringfirman kommer att dyka upp i tid. En professionell planerare har tid och kontakter för att se till att tillfället går smidigt.

Evenemangsplaneringsföretag själva är olika och planerare är vanligtvis människor som startade sin karriär i en viss aspekt av specialevenemang. Vissa kan ha förgrenats från cateringföretag till planering av hela evenemang. Andra har arbetat som planerare för ett företag och bestämde sig sedan för att öppna sin egen verksamhet. De många års erfarenhet de ger för att planera ett evenemang är mycket viktigt för att saker ska fungera smidigt.

Ett annat sätt in i jobbet är att få en examen, till exempel examen eller certifikat i evenemangsplanering eller ledning. Individer kanske vill överväga att arbeta för att bli en Certified Special Events Professional (CSEP) eller en Certified Meeting Planner (CMP). Det krävs mycket forskning och studier för att få antingen certifiering, och befattningarna bär stort ansvar.