Vad är projektkostnadshantering?

Projektkostnadshantering är processen för att spåra och kontrollera kostnaderna för ett visst projekt. Detta sker genom att övervaka de olika faktorerna som bidrar till kostnaden för ett visst jobb och undviker problem som kan orsaka en kostnadsökning. Det är viktigt för framgången för ett projekt eftersom ökade kostnader resulterar i minskade vinster.

Ett antal saker kan bidra till att öka kostnaderna. En sådan faktor kallas omfattningskryp. Det här är vad som händer när en klient får lägga till nya krav eller uppgifter till ett jobb. Goda projektkostnadshanteringsrutiner varnar projektledaren om omfattningskrypning och gör det möjligt för företaget att fatta ett beslut om att ta ut klienten för det extra arbetet eller tillhandahålla arbetet med förlust.

Förseningar och misstag kan också bidra till kostnadsproblem. Om du inte beställer korrekta material för första gången kommer du att öka leveranskostnaderna och kan också orsaka en omlastningsavgift. Om du inte beställer rätt material i tid kan det dessutom innebära att företaget kommer att betala rusavgifter för snabbare leverans. En kostnadshanteringsprocess bör identifiera potentiella problem i förväg så att de kan undvikas och bör påminna projektdeltagarna om tidsfrister som, om de missas, kan skapa extra kostnader.

Projektledare bör beakta både hårda och mjuka kostnader. Hårda kostnader inkluderar material, leveranser och kostnader för underleverantörstjänster. Mjuka kostnader inkluderar arbetskraft som förbrukas av interna anställda och kapitalkostnaden.

Projektkostnadshantering kan också innebära spårning av kostnadsbesparingar. Dessa besparingar bör återspeglas i den slutliga projektbudgeten och kan användas som ett exempel på chefens förmågor. I vissa fall, särskilt när besparingarna var både betydande och oväntade, kan en leverantör välja att dela besparingarna med en klient som en gest av goodwill.

Det finns många verktyg för att hjälpa till med projektkostnadshantering. Dessa kan vara lika avancerade som datorprogram speciellt utformade för att spåra faktiska kostnader mot beräknade kostnader. Ett enkelt kalkylblad kan dock räcka för att spåra små projekt.

Projektkostnadshantering är avgörande för ett projekts ekonomiska framgång. Processen kan dock också ha andra fördelar. Om exempelvis projektberäkningar konsekvent är felaktiga kan det vara ett problem med uppskattningsprocessen. Om en viss leverantör konsekvent tar ut mer än den ursprungliga uppskattningen, kan det vara dags att undersöka andra leverantörer som kan erbjuda mer exakt prissättning framåt.