Hur väljer jag den bästa webbkonferensprogramvaran?

Webbkonferensprogramvara används främst av företag, kollaboratörer och högskolor, och att välja rätt program för dina konferensbehov kommer att göra processen mycket enklare. Varje webbkonferensprogram har ett maximalt antal deltagare, och detta maximala antal måste vara tillräckligt för att inkludera alla nödvändiga; annars måste du ställa in en gräns för deltagarna under en konferens. Du bör kontrollera konferensmetoden, till exempel text eller video, för att säkerställa att konferensen kan presenteras som du vill ha den utan att behöva betala för funktioner du inte kommer att använda. En handhöjande funktion kommer att göra det lättare för deltagarna att höja sig artigt under en sådan konferens. Filer delas ofta under en webbkonferens, och en strömlinjeformad plattform för fildelning gör det enklare.

Precis som en fysisk konferenshall kommer webbkonferensprogramvara att ha ett maximalt antal deltagare som kan delta i en webbkonferens på en gång. Du bör kontrollera detta nummer innan du väljer ett program och se till att det maximala är tillräckligt så att alla kan delta. De flesta program har en hög gräns, från 100 till 1 000 deltagare, vilket borde vara tillräckligt för de flesta användningar.

Det finns flera sätt att genomföra en webbkonferens, inklusive textkonversation, videokonferens eller via en ljudkanal. Även om de flesta konferenser kommer att dra nytta av att blanda dessa metoder, bör du bara välja metoder som du ska använda. Att få webbkonferensprogramvara med metoder som inte kommer att användas brukar bara slösa bort pengar, eftersom dessa funktioner vanligtvis ökar priset för konferensprogramvaran.

På en konferens där alla deltagare befinner sig i ett rum är det lätt att veta när någon vill avbryta, eftersom han eller hon kan göra ett ljud eller höja handen. För att efterlikna denna upplevelse har viss webbkonferensprogram en handuppdragsfunktion som skapar en liten hand eller liknande grafik nära deltagarens profilnamn. Detta låter dig bekräfta en deltagares begäran att tala eller be honom eller henne att vänta ett ögonblick så att du kan avsluta din tanke. Annars kan deltagaren behöva avbryta för att få sin poäng över.

Under en webbkonferens delas filer vanligtvis så deltagarna kan läsa eller se material som någon annan pratar om. Detta är detsamma som att kopior av ett dokument skickas ut vid en vanlig konferens. För att underlätta detta bör det finnas ett strömlinjeformat fildelningssystem i webbkonferensprogramvaran så att dessa filer snabbt kan delas mellan deltagarna utan mycket besvär och utan försenade nedladdningar.