Vad är online-möten?

Online-möten är sammankomster som äger rum med Internet som medium för realtidskommunikation. I stället för att mötesdeltagarna samlas på en fysisk plats, används webben för att skapa en virtuell mötesplats som kan nås med rätt inloggningsuppgifter. Beroende på vilken mjukvaruplattform som används för online-mötet, kan deltagarna kunna kommunicera med handledaren eller ordföranden på flera olika sätt.

Ett av de vanligaste och billiga sätten att hålla onlinemöten är att dra nytta av förmågan att skapa ett privat chattrum med ljudöverlägg. I den här applikationen skapar varje deltagare ett konto hos chattrumleverantören. Ordföranden skapar det privata chattrummet och inbjuder deltagarna att gå in i rummet. När alla är samlade kan mötet äga rum genom att skriva meddelanden i den gemensamma chattavlan eller använda ljudfunktionen i samband med högtalare och mikrofoner anslutna till varje deltagares stationära eller bärbara dator. Samtidigt som interaktionen är begränsad, är det vanligtvis inga kostnader förknippade med det här alternativet, och om verbal kommunikation räcker för att genomföra mötet på rätt sätt, använder ett chattrum fungerar mycket bra.

För mer robusta onlinemöten kan det vara ett alternativ att använda en webbkonferensleverantör. Med en webbkonferens finns det normalt möjligheten att kommunicera muntligt via en ljudkonferensanslutning som körs oberoende av den visuella delen av konferensen. Facilitators kan dela presentationer, kalkylblad och andra dokument med gruppen genom att lägga dem i visningsfönstret.

Med de flesta onlinemöten av denna typ kan facilitatören placera de andra deltagarna i det som kallas en enda lyssningsläge; det vill säga att de kan höra vad facilitatoren säger men kan inte svara muntligt. De flesta webbkonferenstjänster gör det möjligt för deltagarna att skicka frågor och kommentarer till facilitatoren via ett gränssnitt som bara facilitatoren kan se. Denna metod fungerar ofta bra när det finns ett behov av att göra en formell presentation. När handledaren är redo för verbal interaktion finns det normalt möjligheten att göra alla anslutningar till konferensen helt interaktiva, eller att låta deltagare känna igen och tillåta att ställa en fråga eller på annat sätt svara muntligt till facilitatoren.

Online-möten har flera fördelar. Först är det möjligt att hålla ett möte med mycket kort varsel. Människor behöver inte ordna resor till ett fysiskt möte eller blockera restid till och från mötet. För det andra blir avståndet inga problem. Deltagare kan delta i onlinemöten oavsett var de befinner sig runt om i världen. För det tredje tar online-möten bekvämligheten med ett ljudkonferenssamtal till nya höjder genom att tillåta visuell interaktion också. Många mötetjänster online gör det möjligt att dra nytta av sådana funktioner som samarbete, flera ordförande och lösenordsskyddade mötesidor.

Det råder ingen tvekan om att onlinemöten i fria och avgiftsbaserade format kan spara företag mycket tid och kostnader. Samtidigt kan ideella och trobaserade organisationer också använda onlinemöten till stor fördel, både för interna syften och för att kommunicera effektivt med anhängare eller anhängare av organisationen.