Vad är PDF-filer?

Det bärbara dokumentformatet är en form av fil som gör det möjligt att skapa elektroniska dokument med hjälp av vilken typ av ordbehandlare eller utskriftsmedieprogramvara som helst. Som en bonus kan dokumentet delas med andra som kan öppna och läsa dokumentet, oavsett ordbehandlingsprogramvara de använder. Här är lite information om hur PDF-filer skapas och varför de är en sådan tillgång i en mängd olika applikationer.

PDF-filer har utvecklats av Adobe Systems och fungerade som ett sätt för personer som använder flera ordbehandlingssystem för att dela färdiga dokument. Eftersom det finns flera ordbehandlingsprogram som används som inte är kompatibla med varandra, blev behovet av ett gemensamt filformat som alla kunde öppna och läsa, mittpunkten i Adobe® Acrobat®-programvaran.

Oavsett om slutanvändaren föredrog öppen källkod, Microsoft® eller Corel® ordbehandlare, kunde dokument skapas i det valda programmet och sedan sparas som PDF-filer. Med en fullständig Adobe®-svit är det också möjligt att skapa dokumentet med Adobe®-programvaran med samma lätthetsnivå som alla ordbehandlingsprogram. De sparade PDF-filerna kan delas med andra som bara behöver ladda ner den kostnadsfria Adobe® Reader® för att öppna och läsa filen.

En av fördelarna med att använda PDF-filer för att distribuera elektroniska dokument är att filen kan låsas mot redigering av andra, även om de har Acrobat®-programvara. Detta har ökat användningen av PDF-filer för sådana applikationer som elektroniska nyhetsbrev, kontrakt, bokmanuskript och finansrapporter. Eftersom dokumenten är säkra, upprätthåller dokumentet en hög kontrollnivå, även när dokumentet har distribuerats stort. Utöver ofta användning i näringslivet används PDF-filer också ofta för att skapa elektroniska böcker till salu, tidskrifter online och elektroniska broschyrer för ideella organisationer.

Medan PDF-filer ursprungligen utvecklades av Adobe® finns det ett antal produkter på marknaden idag som konverterar kalkylblad, textdokument och nästan alla former av elektronisk skrivprogramvara till PDF-filer. I allmänhet kan dessa produkter fokuseras på att konvertera andra typer av filer till ett PDF-format, snarare än att skapa PDF-filer från grunden. Även om många av dessa produkter verkar fungera bra, kan få av dem tävla med Acrobats funktioner för priset. När det gäller att skapa och läsa PDF-filer kan originalet fortfarande vara det bästa.