Vad är de bästa tipsna för dokumentformatering?

Dokumentformatering kan ibland vara mycket transparent för en användare, och andra gånger kan det vara mycket frustrerande. Ett sätt att uppnå goda formateringsresultat med minimal ansträngning är att vara mycket bekant med det program som används. Ett annat tips är att hålla formateringen så enkel som möjligt och tänka utöver de grundläggande funktionerna för tillgängliga verktyg så att de kan användas till fullo potential. Att känna till målet för det formaterade dokumentet, vare sig det är en skrivare, handenhet eller webbsida, kan hjälpa till att undvika dokumentformateringsmekanismer som kanske inte översätts till slutmediet. Att förstå aspekter av hur dokumentet ska användas kan hjälpa till att definiera objekt, till exempel bilder, så det ser professionellt ut och har utmärkt kvalitet när man skickar ut dokumentet.

Kunskap om hur dokumentredigeringsprogramvaran fungerar är avgörande för att använda måttlig dokumentformatering. Det som kan verka som en enkel uppsättning verktyg kan bli allt mer komplex när deras interaktion med texten och varandra börjar ge oförutsägbara resultat. Textomslag, radbrytningar, lager och infogade objekt som kalkylarkceller kan alla kastas av specifika stilar eller element. Formateringen kan till och med vara perfekt tills antingen exporteras eller skickas till en skrivare. Att veta hur och varför ett program fungerar som det gör kan eliminera mycket av denna frustration.

Det är viktigt att utforma dokumentformatering med slutresultatet i åtanke. Det finns inget syfte med att använda färgklipp i dokument som kommer att skrivas ut i svartvitt. Vissa komplexa formateringar, särskilt länkade objekt mellan kontorssviter, kan kanske inte översätta till en HyperText Markup Language (HTML) -fil. Elektroniska böcker, rapporter eller kampanjpamfletter har alla specifika krav på deras formatering som kan ändra designens innehåll och karaktär. Om du använder mallar eller plottar layouten på ett dokument före start kan du spara tid och förhindra problem.

Oftast är enkel dokumentformatering den mest effektiva. Komplexa layouter som involverar ramar eller tabeller som är kapslade i andra tabeller kanske inte visas korrekt genom en annan enhet eller program. På samma sätt är det aldrig en bra idé att använda enskilda utrymmen för formatering. Formateringsverktygen i redigeraren bör användas eftersom de var avsedda för formatering, utan genvägar, för att säkerställa högsta risken för felfri produktion.

Utveckling av dokumentformatering och innehåll måste gå hand i hand, även om de borde planeras ut individuellt innan de flyttas till redaktören. Skapa formatering i farten kan göra att en användare förlorar synen på den större designen. Att försöka skapa innehåll för formatet medan du hoppar från ett element till ett annat kan leda till fel eller avbrott i formateringen. Med en solid plan för dokumentformatering och innehåll på plats i förväg kan det slutliga resultatet slutföras inom minimala problem.