Vad är de bästa tipsna för arkivering via e-post?

E-post eller e-post, förkortning för elektronisk post , är namnet på textmeddelanden som skickas över Internet och plockas upp av användaren online eller laddas ner via en e-postklient med hjälp av push- eller pull-teknik, beroende på vilken enhet och program som tar emot meddelandena. Arkivering avser en lagringsplan där artiklar är ordnade på ett logiskt och tillgängligt sätt. Det kan också hänvisa till att göra en säkerhetskopia av material. E-postarkivering avser ett metodiskt arkiveringssystem för e-post som tar bort det från servern och säkerhetskopierar det.

Det bästa du ska göra först när det gäller arkivering via e-post är att överväga dina alternativ. Bestäm om det är tillräckligt att dina e-postmeddelanden arkiveras i molnet, eller om du behöver dem arkiveras på din maskin eller i papperskopia. Kanske behöver vissa material skriva ut, medan annat material kan förbli i elektronisk form. Om e-postmeddelandena ska arkiveras på din maskin, bestäm dig om du kommer att göra en säkerhetskopia på en extern hårddisk och även om något behöver sparas i ett annat formulär än filformatet för din e-postklient, till exempel sparat i PDF filformat.

Generellt är det andra steget i att skapa ett e-postarkiveringssystem att skapa en hierarki med lagringsmappar i din e-postklient. Genom att göra detta kan du separera personlig e-post från affärs-e-post och se till att mappar som du behöver för att komma åt ofta är lätta att nå. Kom ihåg att mappar kan omorganiseras och byta namn, så när ett projekt som var högsta prioritet är avslutat, kanske du vill ha ett sätt att arkivera det i mappsystemet, till exempel att lägga till det i en mapp som heter "Avslutade projekt" med året. Tänk på om du skapar filter för att sortera inkommande e-post direkt i mappar kommer att tjäna dig: vissa människor svär vid den här funktionen; andra använder det aldrig.

Ett av de bästa tipsna för arkivering via e-post är att ta bort oönskad e-post omedelbart efter mottagandet eller när du ser det i din inkorg. Detta kan spara tid eftersom du aldrig kommer att behöva granska det igen och hjälpa till att förhindra att onödigt material når arkivet, där endast material med värde bör lagras. Alternativt, om det passar dig bättre, kan du göra massstrykning innan arkivering. Du kanske kan ställa in din e-postklient för när e-post ska tas bort från servern, men med jämna mellanrum är det en bra idé att besöka din ISP-webbplats, se vad som faktiskt finns på servern och rensa ut vid behov. Om du har tillräckligt med tomt serverutrymme kan du välja att lämna viktiga e-postmeddelanden där som ett extra arkiv.

I affärssituationer är överensstämmelse med regler, säkerhet och effektivitet nyckelelement i att fatta beslut om arkivering via e-post. Arkivering av företags e-post kan hanteras av mjukvaruapplikationer som är gjorda för detta ändamål och med funktioner som är gjorda för att hantera affärspecifika frågor. Dessa inkluderar möjligheten att hantera det virtuella pappersspåret och ta bort meddelanden som inte behövs längre.