Vilka är de bästa tips för e -postarkivering?

e-post eller e-post, kort för Elektronisk e-post , är namnet på textmeddelanden som skickas via Internet och plockas upp av användaren online eller laddas ner via en e-postklient med push- eller pull-teknik, beroende på enheten och programmet som tar emot meddelandena. Arkivering hänvisar till en lagringsplan där objekt är ordnade på ett logiskt och tillgängligt sätt. Det kan också hänvisa till att göra en säkerhetskopia av material. E -postarkivering hänvisar till ett metodiskt arkiveringssystem för e -post som tar bort det från servern och säkerhetskopierar det säkert.

Det bästa att göra först när det gäller e -postarkivering är att överväga dina alternativ. Bestäm om det är tillräckligt för att få dina e -postmeddelanden arkiverade i molnet, eller om du behöver dem arkiveras på din maskin eller i papperskopia. Kanske måste vissa material tryckas ut, medan annat material kan förbli i elektronisk form. Om e -postmeddelandena ska arkiveras på din maskin, bestäm om du ska göra en säkerhetskopia på en extern hårddisk och även vetaHennes allt måste sparas i ett annat formulär än filformatet för din e -postklient, till exempel sparat i PDF -filformat.

I allmänhet är det andra steget i att skapa ett e -postarkiveringssystem att skapa en hierarki av lagringsmappar inom din e -postklient. När du gör detta kan du skilja personlig e -post från företagets e -post och se till att mappar du behöver komma åt oftare är enkla att nå. Tänk på att mappar kan omorganiseras och bytas namn till, så när ett projekt som var högsta prioritet är klar, kanske du vill ha ett sätt att arkivera det inom mappsystemet, till exempel att sätta det i en mapp som heter "Slutförda projekt" med året. Överväg om att skapa filter för att sortera inkommande e -post direkt i mappar kommer att tjäna dig väl: vissa människor svär vid den här funktionen; andra använder det aldrig.

Ett av de bästa tipsen för e -postarkivering är att ta bort oönskade e -post omedelbart e -postTely på mottagande eller när du ser det i din inkorg. Detta kan spara tid eftersom du aldrig kommer att behöva granska den igen och hjälpa till att förhindra att onödigt material når arkivet, där endast värdematerial ska lagras. Alternativt, om det passar dig bättre, kan du göra massavtagning före arkivering. Du kanske kan ställa in din e -postklient för när e -post ska tas bort från servern, men regelbundet är det en bra idé att besöka din ISP -webbplats, se vad som faktiskt finns på servern och rensa ut efter behov. Om du tillräckligt med tomt serverutrymme kan du välja att lämna viktiga e -postmeddelanden där som ett ytterligare arkiv.

I affärssituationer är det viktiga delar att fatta beslut om bestämmelser, säkerhet och effektivitet. Enterprise E-postarkivering kan hanteras av programvaruapplikationer som görs för detta ändamål och med funktioner som görs för att ta itu med affärsspecifika frågor. Dessa inkluderar förmågan att hantera den virtuella pappersspåret och ta bort messages som inte behövs längre.