Vad är en kontaktchef?
En kontakthanterare är en mjukvara som låter en användare lagra, organisera och söka efter telefonnummer, adresser, datum, anteckningar, listor och mer. I likhet med en personlig informationschef är en kontaktchef utformad för säljrepresentanter och andra som behöver lagra information om kunder och försäljningsutsikter, schemalägga möten och telefonsamtal och organisera e-post- och textdokument. Med de enorma mängder data som en person möter varje dag är en enda plats för lagring av dessa data attraktiv. Funktioner hos en kontaktchef kan också omfatta möjligheten att lagra lösenord, viktiga datum och möten och möjligheten att dela data med en annan dator eller personlig digital assistent. Vissa kontakthanterare kan tillåta flera användare att komma åt en delad databas med kontakter.
En kontaktchef kan också generera rapporter och organisera, förutse och spåra försäljningsaktiviteter. Vissa har möjligheten att bifoga ett foto, vilket är bra för dem som inte alltid kan komma ihåg namn eller dokument till kontaktens post. Automatisk säkerhetskopiering är en viktig säkerhetsfunktion hos en kontaktchef. En annan tillgänglig funktion är förmågan att gruppera och kategorisera kontakter.
I stället för att göra anteckningar om pappersbitar eller hålla en anteckningsbok väljer många användare en kontaktchef med en "anteckningsfunktion". Med den här funktionen kan du skriva, klippa och klistra in eller klippa delar av webbsidor i din kontakthanterare. Programvaran kommer automatiskt att klocka in datum och datum för att hjälpa dig att sortera igenom dina anteckningar. Vissa enheter ger dig också möjlighet att skriva anteckningar med en specialstift.
Liksom personalinformationshanterare kan en kontaktchef också ha en kalenderfunktion. Med hjälp av ett kalenderhanteringsprogram kan du hålla reda på möten, helgdagar, födelsedagar och så vidare. Ljudpåminnelser kan varna dig om att ett uppdrag förfaller eller att en mötetid närmar sig.
Sökfunktionen hos en kontaktansvarig är oerhört värdefull. Du kan söka efter datum, kategori, fraser eller andra metoder för att hitta det material du letar efter. En kontaktansvarig kan också innehålla mallar för vanliga uppgifter, till exempel telefonmeddelanden, utgiftsposter eller att göra-listor.
Många versioner av kontakthanterare finns. Vissa system är internetbaserade, vilket innebär att det inte finns någon programvara att ladda. Annan kontakthanteringsprogramvara kan laddas på ett företags server så att databaser med kundinformation är tillgängliga för flera anställda. Andra är en del av en annan mjukvaruapplikation, till exempel Microsoft Outlook, som har en funktion för företagskontaktchef.