Vad är ett digitalt fax?

Ett digitalt fax är en typ av faxdokument som skickas och ibland tas emot som ett elektroniskt dokument snarare än ett pappersdokument som skrivs ut med en vanlig faxmaskin. Fördelen med ett digitalt fax är att det elektroniska dokumentet kan lagras i en fil på en dators hårddisk och skrivas ut när och som mottagaren kräver en hårddisk. Som ett grönare alternativ till traditionell faxning är det möjligt att skicka ett digitalt fax med hjälp av hårdvara och mjukvara utvecklad för ändamålet.

Ett av de vanligaste sätten som konsumenterna använder för att skicka eller ta emot ett digitalt fax är genom att engagera sig för en elektronisk faxleverantör. Med denna applikation har klienten inloggningsuppgifter för att få åtkomst till leverantörens nätverk, laddar upp en kopia av det elektroniska dokumentet han eller hon vill skicka, tillhandahåller mottagarens information och skickar sedan dokumentet. Beroende på hur mottagaren föredrar att ta emot dokumentet kan det digitala faxet dirigeras till en traditionell faxmaskin och skrivas ut som en kopia, eller vara i form av ett e-postfax som mottagaren kan spara på sin dator hårt enhet för senare användning.

Tillsammans med att skapa ett konto hos en digital faxleverantör, är det också möjligt att köpa hårdvara som gör att användare kan använda någon typ av internetanslutning för att skicka eller ta emot fax. Med den här applikationen är hårdvaran ansluten som en kringutrustning till en stationär dator. Programvara installeras sedan på datorn så att den anslutna enheten kan tillhandahålla en funktion som liknar en vanlig faxmaskin. Många mönster gör det möjligt för användare att infoga en papperskopia av ett dokument som ska faxas direkt i enheten och följ sedan de grundläggande anvisningarna för att initiera sändningen. Vissa modeller tillåter också användaren att välja en elektronisk fil som sparats på datorns hårddisk, tillhandahålla nödvändig kontaktinformation för mottagaren och skicka faxet utan att behöva använda en utskrift.

En av de främsta fördelarna med att använda en digital faxmetod är att mängden papper som konsumeras i processen minskas. Eftersom elektroniska dokument kan användas istället för papperskopior, hjälper detta till att minska leveransutgifterna för ett kontor. Dessutom gör det enkelt att dra och elektroniskt dokument och använda antingen en digital faxtjänst eller någon slags utrustning kopplad till datorn att användare kan skicka fax till lägre kostnader, något som är särskilt viktigt om företaget rutinmässigt använder fax som en del av affärsverksamheten.