Vad är en faxserver?
En faxserver är mjukvara och hårdvara som gör att många användare kan skicka och ta emot dokument via ett centralt faxsystem. Faxprogramvaran körs på en dator som ofta ägnas åt faxuppgiften. Dess hårdvara inkluderar ett eller flera faxmodem anslutna till telefonlinjer eller ett IP-nätverk (Internet Protocol). Faxserver används för att sänka kostnaderna och förbättra effektiviteten för alla typer av organisationer. Vissa människor har byggt hela företag runt om att ladda andra för att skicka, ta emot och lagra fax med sina servrar.
Faxserverprogramvaran samlar in dokument som ska faxas från flera användare. Ofta skickas via e-post eller laddas upp via ett webbgränssnitt, de kan vara i ett av flera populära format. Vanlig text, portabelt dokumentformat (PDF) och vanliga dokumentbehandlingsprogramvara för dokument är allmänt accepterade. Vissa faxservrar tillåter också användare att skriva ut dokument direkt till en virtuell utskriftsenhet. Den här enheten överför sedan dokumenten till servern utan att faktiskt skriva ut dem.
När de mottagits av faxservern konverteras varje dokument till faxformat och står i kö för överföring. Ett av kanske flera fristående eller kortbaserade faxmodem i serverdatorn överför dokumentet. När det är klart kan ett framgångs- eller felmeddelande skickas via e-post, textmeddelande eller andra medel till den ursprungliga användaren.
En faxserver svarar också på inkommande faxsamtal och kan skärma dem mot en lista med kända "skräp" -faxavsändare. Dokument som tas emot av servern kan lagras i PDF eller andra vanliga format. Servern kan e-posta ett dokument direkt eller helt enkelt meddela en användare att det väntar ett fax.
Jämfört med traditionell faxning erbjuder en faxserver många fördelar. Inga dokumentutskrifter behövs, vilket sparar papper och toner. Dokument överförs så snart ett faxmodem är gratis, snarare än när någon har tid att faxa dem för hand. Mottagna dokument är tillgängliga direkt och endast av den avsedda mottagaren. Endast en faxserver behövs vanligtvis för en stor organisation, snarare än för många enskilda faxmaskiner.
Pappersstopp och överhoppade sidor är inte längre problem med en faxserver. Fax kan spåras och inspelas lättare vid behov. För underhåll kan en IT-avdelning ta ansvar för en centralt belägen server. Automatisk faxfunktion kan läggas till eller aktiveras i andra typer av programvara. En server kan också leverera ett fax till en Unified Messaging System-postlåda istället för att skicka e-post till den.
Vissa faxserver är utformade för att skicka och ta emot fax direkt via företagets intranät. Dessa använder International Telecommunication Union (ITU) T.38 "fax via IP" -teknologi i stället för en telefonlinje. Internetfaxtjänster ger ofta bekväm faxning och dokumentlagring för enskilda företagare. För en månatlig avgift kan en användare ha ett eller flera faxnummer i olika områden med inga telefonlinjer. Fax lagras på en server och laddas upp eller laddas ner som dokument via Internet.
Faxserverprogramvara är tillgänglig för de flesta vanliga operativsystem. Grundläggande programvara ingår ofta i operativsystemet. Mer avancerad mjukvara kan vanligtvis köpas från tredje part. Vissa program tillhandahålls också av open source-leverantörer.