Vad är en signaturfil?

En signaturfil är en liten textfil som är bifogad i slutet av ett e-postmeddelande. Den innehåller en signatur och annan information, till exempel ett telefonnummer eller en webbplatsadress. Att använda en sparar tid och energi eftersom du kan ställa in att den ska bifogas varje gång du skickar ett e-postmeddelande och du inte behöver skriva in samma information upprepade gånger.

De flesta e-postprogram och tjänster tillåter skapandet av en signaturfil som en del av programmet eller applikationen. Många låter dig också lägga till en fil som skapades med ett ordbehandlingsprogram. Vanligtvis kan filen läggas till genom att gå till avsnittet "Alternativ" i e-postprogrammet.

Innehållet i en signaturfil är obegränsat. Det kan innehålla text, webblänkar och till och med foton eller konstverk. Vanligtvis kommer den att innehålla en signatur utöver kontaktinformation, till exempel ett telefonnummer eller faxnummer, eller länken till en webbplats. Många företagsanvändare lägger också till sin företagslogotyp. Ofta väljer personer som använder en signaturfil i sitt personliga e-postmeddelande också att ta med en favoritcitat eller säga att antingen definierar deras tro eller inspirerar dem.

Även om det finns många alternativ när du använder en signaturfil rekommenderas det vanligtvis att följa vissa protokoll när de skapas för affärsbruk. Att hålla det professionellt utan att vara alltför informellt är vanligtvis nyckelpunkten att komma ihåg. Till exempel när du använder en signaturfil i ett företag e-post är det bäst om du lämnar en personlig offert. Det rekommenderas också att du lämnar utrymme mellan den sista meningen i meddelandet och filens signaturdel. Detta håller det rent och snyggt och belyser enkelt kontaktinformationen.

En av de viktigaste fördelarna med att ha en signaturfil är att de flesta e-postapplikationer tillåter mer än en fil att användas. Detta är praktiskt, särskilt för affärsbruk, eftersom du kan tillgodose filen för olika kunder eller i olika stadier av verksamheten. När det finns en etablerad relation med en klient, kan en signatur som är lite mindre formell se bättre ut. För personer som skickar e-post från ett privat konto kan det vara praktiskt att ändra filen för att skilja mellan vänner, familj och mindre personliga kontakter.

Även om den vanligaste användningen för en signaturfil är för e-post, kan den också användas med andra applikationer. Vissa snabbmeddelandetjänster (IM) gör det möjligt att lägga till en, såväl som vissa Usenet-grupper. Det ses också ofta i chattforum också.