Vad är en mjuk kopia?

En mjuk kopia är en elektronisk kopia av ett dokument. Det står i kontrast till en papperskopia, ett dokument som skrivs ut på papper eller annat medium. Mjuka kopior är enkla att överföra, distribuera, dela och manipulera - alla potentiella nackdelar eller fördelar, beroende på vilket dokument som är inblandat. De kan också användas för att generera papperskopior genom att skriva ut en kopia av dokumentet. Många papperslösa eller lågavfallskontor litar mycket på mjuka kopior för att kommunicera och dela information.

Mjuka kopior kan vanligtvis öppnas i olika ordbehandlingsprogram. För ökad säkerhet kan ett dokument sparas i skrivskyddat format. Detta gör att människor kan se det, men inte att ändra mjukkopien. I fall där människor är oroliga för att data ändras eller manipuleras av personer som har tillgång till filen kan detta vara användbart. Vissa program har också ändringsloggar, vilket gör att människor kan spåra ändringar som gjorts i dokumentet och omvända dem om så önskas för att återställa dokumentet till en tidigare punkt.

Personer med mjuka kopior kan skicka dem via e-post, överföra dem över ett nätverk eller lägga dem på en skiva eller en bärbar hårddisk att dela. Denna mångfald tekniker för distribution kan vara användbar och kan göra det möjligt för kontor att eliminera utgifter som faxmaskiner och kurirer. Mjuka kopior har generellt sett inte samma lagliga ställning som papperskopior på grund av potentialen för förändring, men de kan användas för de flesta aktiviteter på ett kontor, inklusive saker som att skicka mjuka kopieringsutkast av ett kontrakt fram och tillbaka för redigering och godkännande , med personer som granskar papperskopian noggrant innan de undertecknar för att se till att den innehåller de ändringar de vill ha.

Mjuka kopior kan också användas för saker som presentationer, med människor som antingen distribuerar dokumentet elektroniskt så att alla har en kopia, eller visar det på en skärm vid en presentation eller evenemang. Möjligheten att göra ändringar fram till sista minuten kan vara användbar för människor som vill ha tid att göra sina presentationer perfekta och som kan behöva göra ändringar i sista minuten för att tillgodose förändrad information och andra frågor. Lärare lagrar ofta klassrumsmaterial i mjuk kopiaform så att de lätt kan ändra dem och återanvända dem till lektioner.

För kontor där utrymme är en viktig övervägande kan det att gå helt eller mestadels elektroniskt ge betydande fördelar. Människor kan granska material i mjuk kopia och undvika generering av stora mängder papper som kräver lagring. Om säkerhet är ett problem kan elektroniska säkerhetsåtgärder införas för att ge så mycket skydd som möjligt till mjuka kopior. Detta kan inkludera verktyg som fjärrkontroller för att spara kopior i händelse av bränder, virus och andra problem.