Vad är en teknikrevision?
Det primära syftet med en teknikrevision är att skapa en korrekt lista över all teknikrelaterad utrustning och program som ägs eller drivs av en organisation. Det finns tre fokusområden för en teknikrevision: hårdvara, programvara och infrastruktur. En teknikrevision genomförs vanligtvis en gång per år som en del av organisationens slutprocedurer.
Uppgifterna som samlas in under en teknikrevision används för att skapa en ögonblicksbild av den nuvarande investeringsnivån i informationsteknologi. För finansiella rapporter kan värderingar av utrustning uppdateras baserat på revisionen. Den andra användningen av denna information är att skapa riktmärken för långsiktiga och kortsiktiga teknikplaner.
Det första steget som krävs för att genomföra en teknikrevision är att skapa ett inventeringsblad för hårdvara, programvara och infrastruktur. Uppgifterna från föregående år används som utgångspunkt, sedan utförs en inventeringskontroll. De flesta inventeringslistor innehåller platsen för varje utrustning, vilket är det bästa stället att börja. Varje utrustning inspekteras för att bekräfta dess placering och bestämma dess lämpliga värde. Licensavtal för programvara granskas för att fastställa betalningar som ska betalas in och antalet tillgängliga licenser.
Nästa steg i en teknikrevision är att justera värdet som anges i bokslutet för teknisk utrustning för att återspegla det aktuella marknadsvärdet. Resultaten från teknikrevisionen används för att bestämma vilken utrustning som är föråldrad, vilket minskar värdet till noll. Detta kan baseras på åldern för utrustningen eller hårdvaruproblem relaterade till utrustningen.
Tekniska revisioner genomförs vanligtvis av personalens anställda. En viss datorkunskap krävs för att korrekt identifiera varje utrustning och platsen för serverrum och nätverkskablar. I stora organisationer används streckkoder och skannrar för att spåra utrustning eftersom det flyttas under hela året.
En mjukvaruteknikgranskning är mindre tidskrävande att slutföra, eftersom det helt enkelt handlar om att granska licensavtalen för all den programvara som köpts. Den viktigaste delen av denna typ av revision är att bekräfta det faktiska antalet licenser som används och de totala kontraktskostnaderna. Många mjukvarukontrakt innehåller ett serviceavtal som innehåller uppgraderingar, längd på support för den aktuella versionen och relaterade kostnader. Kontraktskostnaderna måste jämföras med de faktiska kostnaderna för att detta förhållande ska hanteras korrekt. Att investera i en teknikrevision är en integrerad del av den strategiska planeringen för informationsteknologi.