Vad är ett automatiserat informationssystem?

Ett automatiserat informationssystem är helt enkelt ett system genom vilket information behandlas för insamling och distribution genom en serie automatiserade processer. Systemet kräver ofta väldigt lite mänsklig interaktion utom installation och underhåll. Det automatiserade informationssystemet används ofta för att få åtkomst till information och skicka den ut till individer. De som använder automatiserade informationssystem inkluderar regeringar, bibliotek och privata företag.

Användningen av ett automatiserat informationssystem, även känt som ett automatiserat informationshanteringssystem, kan vara till stor fördel både för statliga institutioner och privata företag. Processen att snabbt sprida information genom ett automatiserat system kan spara många timmars tråkiga arbetskraft och därmed ge en kostnadsbesparing för företaget som behöver distribuera den informationen. Denna typ av system kan göra allt från att påminna människor när ett lagförslag beror på varning om en potentiellt allvarlig situation.

Ett exempel på ett automatiserat informationssystem som många i USA är bekanta med är Amber Alert-systemet. Detta system är ett landsomfattande nätverk som automatiseras för att varna individer om ett eventuellt bortfört barn. Systemet kan finjusteras så att information skickas ut till ett begränsat geografiskt område där barnet troligen kommer att vara. Inom några minuter kan det visas eller sändas på trafikskyltar, TV och radio, e-post, telefonsamtal och till och med textmeddelanden till mobiltelefoner. Att använda individer för att distribuera denna information skulle inte bara vara mycket kostsamt, utan också slösa bort värdefull tid, vilket gör att en möjlig gärningsmann kan fly med barnet.

Ett automatiserat biblioteksinformationssystem är ett som är särskilt användbart för dem som söker specifika biblioteksmaterial. Ofta är hela kortkatalogen för ett bibliotek tillgängligt både i själva biblioteket, med hjälp av bibliotekets nätverk och online. Så snart böckerna har skannats in visas de omedelbart som tillgängliga, utan ytterligare arbete behövs av bibliotekaren. Onlinefunktionerna för denna typ av automatiserade informationssystem är särskilt praktiska för bibliotekets användare. Det finns inget behov att gå till biblioteket, bara för att bli besviken om det önskade materialet inte finns tillgängligt, eftersom det kan kontrolleras direkt hemifrån.

I privata företag kan ett automatiserat informationssystem också vara mycket viktigt, särskilt när det gäller försäljning och kundnöjdhet. Till exempel kan de som genomför massmarknadsföringskampanjer per telefon använda dessa system för att hålla reda på kunderna. Vissa automatiserade informationssystem ringer inte bara numret utan kan ge hela försäljningsnivån. I andra fall dirigeras ringsignalen direkt till en livemarknadsförare. Ett automatiserat informationssystem kan också hålla reda på anställdas timmar och lön.