Vad är en autosvar?
En autosvar är ett program som automatiskt genererar ett svar när det tar emot information. Den klassiska användningen av autosvar är inom e-posthantering, men dessa program finns också på webbplatser. Denna typ av program kan vara ett mycket användbart och kraftfullt verktyg för allt från internetmarknadsföring till hantering av antagningar till ett universitet. Många människor har stött på någon version av autosvararen någon gång i deras liv.
De tidigaste versionerna av dessa program designades för att returnera fel när ett e-postmeddelande inte kunde levereras, för att varna avsändaren om ett problem. Efter att postleveranssystemet hade gjort flera försök, berättade det för autosvaren att kontakta avsändaren och berätta för honom eller henne att e-postmeddelandet inte levererades. Orsaken till felet kan också vara detaljerad, så att avsändaren skulle veta varför felet hände och hur det kan förhindras i framtiden.
Detta koncept började också adopteras av personer som ville skicka omedelbara svar när de fick e-postmeddelanden för att låta avsändarna veta att e-postmeddelandet mottogs och ett svar kunde förväntas. Dessa autosvar används ofta på kundtjänstsajter för att berätta för folk att deras förfrågningar har mottagits och att de kommer att behandlas inom en bestämd tidsperiod. Denna teknik används också i marknadsföring, så att när någon gör ett försök till kontakt, återkommer kontakten omedelbart och förstärks.
Människor kan använda autosvar för att hantera sin e-post när de inte är på kontoret eller inte är tillgängliga. När de är på semester ställer många in autosvar så att avsändarna kommer att veta varför ett personligt svar inte kommer att omedelbart när de får e-postmeddelanden. Personer som är särskilt bekymrade över att svara på e-postmeddelanden och förfrågningar kan aktivera autosvararen när de inte är tillgängliga, även om de bara är korta under ett möte eller vid lunch.
Innehållsbaserade program finns också tillgängliga. Till exempel, när någon vill avsluta prenumerationen på en e-postlista, genererar servern en autosvar för att bekräfta att personens namn och e-post har tagits bort. Dessa innehållsbaserade autosvar gör det möjligt för människor att fokusera på e-postmeddelanden och frågor som måste tas upp personligen, vilket sparar tid på kontoret. Program på webbplatser utför ofta samma funktion, vilket guidar användare genom grundläggande undersökningar för att se om autosvararen kan hjälpa innan en riktig person behöver engagera sig.