Vad är ett elektroniskt filskåp?

Ett elektroniskt arkivskåp kan antingen vara en metaforisk referens till ett system för lagring av dokument och annan information på ett elektroniskt medium, t.ex. en datorhårddisk, eller det kan hänvisa till en verklig programvara som hjälper till att skapa och underhålla elektroniska poster. Många gånger kallas ett elektroniskt arkivskåp som ett sätt att lagra fysiska dokument digitalt för att öka effektiviteten för att hitta dokumenten eller för att minimera utrymmet som behövs för de fysiska dokumenten. Att använda ett elektroniskt arkiveringssystem kan göra det möjligt för flera användare att få åtkomst till information samtidigt utan att tränga framför ett fysiskt arkivskåp och också kan göra informationen som den innehåller på distans tillgänglig via nätverksanslutningar.

Det finns ingen enda definition av vad ett elektroniskt arkivskap egentligen är; istället hänvisar termen generellt till att använda elektronisk lagring på ett sätt som ungefärligar ett fysiskt arkivskåp. På en mycket grundläggande nivå är en enda katalog på en datorhårddisk som innehåller vissa dokument eller andra filer tekniskt ett elektroniskt filskåp, eftersom filerna är separata, indexerade och ibland sökbara genom operativsystemets funktioner. Ett mycket avancerat elektroniskt arkiveringssystem skulle kunna använda ett relationsdatabashanteringssystem (RDBMS), vilket i princip möjliggör för användarna att kategorisera varje informationsdel inom ett ramverk som sedan kan söka eller återkalla informationen på ett specifikt sätt.

Det finns många alternativ tillgängliga när du använder ett elektroniskt arkivskåp som ett fysiskt skåp inte kan tillhandahålla. Beroende på dess storlek kan hela arkiveringsskåpet kopieras till en digital enhet eller CD-skiva (CD), så att det kan säkerhetskopieras, överföras eller transporteras runt. Det kan också göras tillgängligt via ett nätverk så att flera användare kan komma åt det oavsett plats. Information inom det elektroniska arkiveringssystemet kan skyddas med lösenord eller krypteras för extra säkerhet. I vissa fall kan dokument inom ett elektroniskt system enkelt sökas efter vissa nyckelord, vilket gör viss information lättare att hitta än den skulle vara med ett fysiskt skåp.

Vissa applikationer som försöker tillhandahålla ett komplett hanteringssystem för information och dokument kan kallas elektronisk filskåpsprogram. Dessa inkluderar ofta databasliknande funktioner och alternativ för nätverksåtkomst eller generering av rapporter. I vissa fall kan hela uppsättningar av dokument indexeras av en applikation så att de lätt kan granskas genom ett grafiskt användargränssnitt (GUI).

Ibland kan vissa problem uppstå kring användning av ett elektroniskt arkivskåp. Den ena är att, om informationen hämtas från onlinekällor, kan det vara upphovsrättsproblem involverade i lagring av dokumenten utan författarens tillstånd. En annan fråga, speciellt inom områden som har starka lagar om sekretess, är att ett grundläggande elektroniskt arkivskåpssystem kanske inte ger alla de säkerhets- och integritetspunkterna som krävs, vilket innebär att en mer intensiv, branschspecifik typ av elektroniska journalsystem kan behöva användas för känslig data.