Vad är ett informationshanteringssystem?

Ett informationshanteringssystem är ett brett system som innehåller stora mängder information i en organisation. Dataelement matas in i en mängd olika system i en organisation. Informationshantering ansvarar för att dra samman alla dessa dataelement till ett sammanhängande system. Beroende på organisationens storlek kan detta system korsa många plattformar och mjukvaruapplikationer, eller så kan alla hysas i samma dator.

Organisationer samlar in enorma mängder data dagligen. För att få tillgång till och använda all denna information behöver organisationen ett välplanerat och hanterat informationssystem. Källan eller formatet för uppgifterna är inte väsentliga. Alla uppgifter måste matas in i systemet så att organisationen kan använda dem.

Data måste hanteras under hela livscykeln. Pappersdokument, elektroniska dokumentfiler, ljud-, video- och applikationsspecifik data måste alla fångas och lagras korrekt. Lagar och förordningar ställer krav på hur data ska lagras, användas och arkiveras av en organisation. Dessa lagar och förordningar varierar beroende på vilken typ av information som samlas in.

Personer med erfarenhet inom olika discipliner arbetar tillsammans för att utveckla ett informationshanteringssystem. Affärsanalytiker och advokater arbetar för att definiera de affärsmässiga och juridiska kraven för ett visst affärsbehov. Denna information matas sedan till databasspecialister och informationsspecialister för att bestämma hur informationen ska lagras i ett system. I slutändan arbetar programmerare och andra tekniska experter för att utveckla programvaran som används för att lagra denna information.

Varje affärs- och databehov hos en organisation måste hanteras i någon form av informationshanteringssystem. Många av dessa system utvecklas inom en organisation på grund av en sådan organisations unika behov. Kommersiella mjukvaruapplikationer kan licensieras av en organisation för att tillgodose många av dess datahanteringsbehov; emellertid måste dessa separata system integreras för att få dem att kommunicera med varandra. Denna integrationsprocess kan vara klar inom organisationen eller av externa konsulter.

Ett informationshanteringssystem innehåller olika data i den. Dessa uppgifter kan samlas in via tangentbordsdata, webbportalsamling eller till och med mobiltelefoner. I allmänhet finns det vissa taggar på dessa dataelement som gör det möjligt för organisationen att dra information över systemet vid en viss undersökning. Denna kapacitet är i sig viktig för systemets framgång. Om systemet inte tillåter en sådan förfrågan är det inte ett informationshanteringssystem utan snarare en samling programvaruapplikationer.