Vad är ett intelligent dokument?

Ett intelligent dokument är en specifik typ av interaktivt elektroniskt dokument. Det skiljer sig från ett elektroniskt standarddokument genom att det är dynamiskt och kan anpassas. Företag från marknadsföringsföretag till kommersiella leasingföretag kan dra nytta av att integrera intelligenta dokument i sin verksamhet, eftersom att använda dem kan spara tid och resurser genom att omedelbart återspegla specifik information.

Formater för intelligenta dokument inkluderar Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, Cardiff-programvara och XForms by W3C®. DocFire ™, Exari och Intelledox kan också betraktas som en del av den intelligenta dokumentlösningen. Vilken som helst av dessa programvara kan programmeras för att hjälpa till i produktionen och användningen av intelligenta dokument. De är också XML-baserade, angående de data som används.

Ett intelligent dokument skiljer sig från det genomsnittliga elektroniska dokumentet på ett grundläggande sätt. Medan ett elektroniskt standarddokument kan sägas vara den digitala versionen av ett papper, är ett intelligent dokument interaktivt och kan vara dynamiskt. Interaktiva elektroniska dokument möjliggör hög personalisering av dokument antingen för användaren eller tittaren.

Personliga webbsidor, presentationer och formulär som ändras på användarens begäran kan betraktas som intelligenta dokument. De fungerar vanligtvis tillsammans med Internet och en typ av serverprogramvara. Dessa saker hjälper till att få det intelligenta dokumentet till liv, hålla det dynamiskt och svara på input.

Tillämpningarna för ett intelligent dokument är många. Dessa dokument kan hjälpa företag att effektivisera sin verksamhet, hjälpa till med kundtjänstprotokoll och minska kostnaderna. Vissa företag som förlitar sig på ständigt förändrade data, till exempel marknadsföringsföretag, kan också tillämpa intelligenta dokument på deras affärsmetoder. Exempelvis har marknadsföringsföretag som använder intelligenta dokument för att automatiskt fylla direkt marknadsföringsmaterial med kundernas personliga information en bättre chans att nå sina målmarknader och öka sina konverteringsgrader. De kan också stelna sina varumärken, ha bättre kundbevarande och sänka kostnaderna för marknadsföring genom att använda intelligenta dokument.

Ett exempel på praktisk tillämpning av intelligenta dokument är kommersiell leasing och utlåning. Denna bransch bygger på idén att flera enheter ska låna ut och hyra ut för affärsändamål och för specifika tidsperioder, så intelligenta dokument kan hjälpa de företag som gör utlåning och leasing. Intelligenta dokument kan förse utlånings- och leasingagenter med dokument som har programmerats intelligent för att återspegla hyrestagarens namn och annan personlig information. Detta kan spara hyresgästens tid och resurser när man försöker slutföra erbjudanden.