Vad är kontrollerat ordförråd?

Kontrollerad ordförråd är ett begrepp inom datavetenskap och datorprogrammering som innebär att man endast använder tidigare överenskomna eller godkända termer vid konstruktion av relationella databaser, sökbara metadata eller andra system där man kan läsa ord som används för att markera information för senare hämtning. Metodiken för att använda ett kontrollerat ordförråd för att klassificera information står i direkt kontrast till begreppet naturligt språkförråd, där det inte finns några överenskomna termer och alla ord som används är i stället förbundna med viktade relationer. Förutom de översta ord som används i ett kontrollerat ordförråd, kan stödord användas så att synonymer eller andra termer som är starkt associerade med toppnivån kan utlösa användning av toppnivåordet. De viktigaste skillnaderna som mäts mellan naturliga språksystem och kontrollerade ordförrådssystem är relevansen av resultaten av en fråga med hjälp av orden, volymen information som returneras och systemets övergripande användbarhet.

Det finns många fall där en samling ord eller termer används för att göra information som är godtycklig, ständigt förändrad eller oorganiserad mer tillgänglig för användare. Söktermer inom en Internet-sökmotor, en företags informationsdatabas och till och med ett digitalt forskningsbibliotek är alla exempel på applikationer genom vilka information kan kategoriseras med metadata termer i motsats till en strikt hierarkisk struktur. Orden som används för att beskriva ett objekt i sådana situationer bygger ett slags sökbart index för den större informationen.

Ett exempel på användning av kontrollerat ordförråd kan ses när man överväger ett arkiveringssystem för ett företag. Filer måste kategoriseras på ett sätt så att de enkelt och förutsägbart kan hämtas. Om en fil handlar om bilar, kan den arkiveras under kategorin "bilar". Om en annan person också har en fil som handlar om bilar utan ett kontrollerat ordförråd, kan filen placeras under rubriken "bilar", vilket gör de två filerna svåra att hitta med en enda sökning. När kategorierna kontrolleras skulle alla filer som handlar med bilar placeras under en enda överenskommen rubrik.

Fördelen med att använda ett kontrollerat ordförråd är att information strikt beskrivs på ett förutsägbart sätt. Detta innebär att alla som är medvetna om ordförrådet effektivt och korrekt kan söka efter information. En komplikation med ordförråd är emellertid att söktermerna är svårare, om inte omöjliga, att generera automatiskt och vanligtvis kräver en viss mänsklig intervention, vilket gör det till en stor uppgift att konvertera befintliga databaser för att använda ett kontrollerat ordförråd. Om ordförrådet inte är tillräckligt stort, finns det också möjligheten att en enda fråga tar upp en så stor mängd information att det blir opraktiskt att sortera utan att använda någon annan frågeställningsmetod.