Vad är datahantering?
De flesta företag måste hantera stora mängder information och datoressurser. Detta kräver en effektiv förvaltningsplan. Datahantering är den strategi som används för att organisera och hantera data inom en organisation. En bra plan bör baseras på fyra nyckelelement i informationshantering - äganderätt, säkerhet, lagringspolicy och förbättringspolicy.
En förändringsstyrelse är en speciell grupp som hanterar förändringar i ett företags informationsteknologisystem. Detta styrelse ansvarar normalt för organisationens datahanteringskontroll. CCB ser till att systemändringar har godkänts och testats innan ändringar i produktionssystemet görs. Styrelsen sammanträder regelbundet och verifierar och prioriterar alla systemändringsförfrågningar för organisationen.
Datahantering inkluderar vanligtvis säkerhet för att skydda företagets datatillgångar. Dessa steg varierar beroende på vilken typ av data som upprätthålls. Datasäkerhetspolicyer inkluderar normalt åtkomstkontroller, krypteringsförfaranden och lagringspolicyer.
De flesta statliga institutioner har strikta förfaranden för datahantering. Dessa steg krävs för att säkerställa adekvat säkerhet för militär teknik och regeringshemligheter. Datasäkerhet för känslig information kan innehålla speciella fysiska åtkomstkontroller, vilket gör uppgifterna otillgängliga för allmänheten. Denna typ av data är vanligtvis låsta i hemliga anläggningar som hanteras av beväpnade vakter.
Datasäkerhetsskydd har blivit allt viktigare med internetens popularitet. Datahanteringskontroller inkluderar vanligtvis integritetsbegränsningsförfarandena utformade kring delning av data som erhållits via Internet. Företag krävs vanligtvis för att få godkännande från kunder innan integritetsdata kan delas med andra företag.
Politik för datalagring är reglerna som styr hur lång tid data ska hanteras och sparas innan de förstörs. Dessa regler varierar beroende på företag och avdelning som använder uppgifterna. Politik för datahantering definierar behållningskraven för ett företag. Detta behållningskrav är omfattande för finansinstitut och brottsbekämpande myndigheter, som är skyldiga att hantera uppgifter i årtionden.
Datahantering inkluderar också beviljande och hantering av lösenord för datorprogram. Det här är ägar- och styrningsregler kring uppgifter från en organisation. Procedurerna definierar hur en individ kan få tillgång till uppgifterna. Detta inkluderar vanligtvis formella förfaranden och undersökningsprocesser.
Kontroll av datatillgång bör innehålla rutiner för anställda som lämnar ett företag. En åtkomstborttagningsprocess krävs när en anställd sägs upp. Förfaranden för datasäkerhet bör omfatta granskningssteg som säkerställer att uppsägna anställda inte har tillgång till företagets känsliga uppgifter.